La preselección está lista; ahora hay que enseñarla. El director quiere ver caras, el productor quiere altura, tallas y edades en una sola tabla, vestuario solo necesita las tallas de ropa y calzado, y la agencia de publicidad del cliente te pedirá que «mandes a todos en un solo archivo». Hacerlo a mano (capturas de las fichas, copiar medidas a una hoja de cálculo, comprimir fotos) te cuesta una tarde.
La exportación de la base de talentos hace lo mismo en un minuto.
Dónde está la exportación
Abre la Base de talentos y pulsa Exportar talentos. Se abre una ventana en la que eliges, por orden, el formato, el diseño, qué exportar y qué campos incluir.
Tres formatos para tres tareas
| Formato | Para quién | Qué contiene |
|---|---|---|
| director, cliente, productor | fichas con fotos, maquetadas para ver e imprimir | |
| XLS (hoja de cálculo) | productor, coordinador, vestuario | una tabla: una fila por actor, con la foto principal en la fila |
| ZIP | montador, fotógrafo, cliente | todas las fotos y vídeos sin compresión, una carpeta por actor |
PDF: cuatro diseños
- Lista sin fotos: una tabla compacta de medidas. Útil para validaciones internas cuando todos conocen ya las caras.
- Una ficha por página: una foto principal grande, unas cuantas fotos más y todos los campos elegidos. El «book» clásico para un director.
- Cuatro por página: una hoja apaisada con cuatro actores en fila y fotos grandes. Perfecta para un primer vistazo a la preselección.
- Seis por página: una hoja vertical con fichas compactas. Para listas largas de figuración.
Cada PDF lleva la marca de tu agencia: logotipo y nombre en la cabecera. El nombre de la plataforma no aparece nunca en el documento: el cliente ve una selección tuya.
Excel: una tabla para trabajar
Una fila por actor, con la foto principal dentro de la celda. Los teléfonos y las tallas se guardan como texto, así que Excel no convertirá +34 612… en un número en notación científica ni una talla 38 en una fecha. La tabla se ordena, se filtra y se amplía fácilmente con tus propias columnas: «caché», «disponibilidad», «estado de aprobación».
ZIP: originales sin pérdida
Un archivo con las fotos y vídeos en su calidad original, sin compresión. Dentro hay una carpeta por actor (01-ana-garcia/), la foto principal se llama 00-title y en la raíz hay un índice talents.csv. Es el formato para quien va a seguir trabajando con el material: montaje, presentaciones, impresión.
Qué exportar: filtro o selección
La exportación tiene dos modos:
- Todo según los filtros activos: todos los actores visibles en la base con tus filtros, en todas las páginas y no solo en la primera. Si filtraste «hombres de 50 a 60 años, etiqueta drama», eso es exactamente lo que obtienes.
- Solo los seleccionados: marca personas concretas en la lista y solo ellas entran en la exportación.
Consejo. Para un director, filtra primero la base, desmarca a quien no deba aparecer de ninguna manera y exporta la selección. No se cuela nadie al azar y no tienes que recordar apellidos.
Qué campos mostrar y por qué los contactos están desactivados
Los campos están agrupados: datos básicos, parámetros, contactos, «Sobre mí y experiencia» y «Mis etiquetas y notas»; sí, también puedes exportar tus propias etiquetas y notas, por ejemplo en una lista interna para el equipo. Desactiva lo que el destinatario no necesite. Los contactos están desactivados por defecto, y es a propósito. Una selección enviada a un cliente o a una productora a menudo se reenvía, y los teléfonos de los actores no deben salir de la agencia sin que tú lo decidas.
Si sueles exportar el mismo conjunto de campos, marca Recordar como mi conjunto predeterminado. Un cambio puntual no lo sobrescribe.
Exportaciones grandes
Una exportación pequeña se genera al instante y se descarga en segundos. Una grande (cientos de fichas en PDF o gigas de vídeo en ZIP) se genera en segundo plano: cierra la ventana y sigue trabajando; recibirás un aviso en tu cuenta cuando el archivo esté listo. Las exportaciones recientes aparecen en la misma ventana. Los archivos generados se guardan 24 horas y después se eliminan: pueden contener datos personales y no hay motivo para conservarlos más tiempo.
Exportar una sola ficha
A veces necesitas a un solo actor, no una selección. La página de la ficha tiene un botón PDF que genera al momento la hoja de ese talento con fotos y medidas. Muy útil cuando el director te pregunta por el chat: «¿Me pasas a la actriz de la prueba?».
Qué formato elegir: la chuleta
- Primer vistazo del director a la preselección → PDF, cuatro por página.
- Selección final para que la apruebe el cliente → PDF, una ficha por página, sin contactos.
- Comprobar tallas con vestuario → Excel con talla de ropa, de calzado y altura.
- Material para una presentación o un montaje → ZIP.
- Lista interna para el equipo → PDF, lista sin fotos, o Excel.
En resumen
Filtra la base, elige a las personas y adapta el formato al destinatario: PDF para mirar, Excel para trabajar y ZIP para usar el material. Revisa qué campos van en el archivo y deja fuera los contactos si no hacen falta. La exportación a PDF está disponible en los planes que la incluyen; Excel y ZIP funcionan en todos los planes.
Todo lo que hace esta función, en una sola página: Preselecciones compartidas.
