Hace no tanto, un casting era así: una publicación en una docena de grupos, cientos de mensajes privados, fotos repartidas por el correo, una hoja de cálculo que llevaba un asistente y la eterna pregunta de «¿dónde está la candidatura de aquella actriz de la semana pasada?». El casting online no lo resuelve añadiendo un canal más, sino uniendo todos los canales en una sola cola.
Este artículo recorre el ciclo completo, desde crear un casting hasta aprobar a un actor. Usamos Utadi como ejemplo, pero los principios valen para cualquier herramienta.
Paso 1. Crea una agencia y un proyecto
Cada casting pertenece a una agencia. Aunque trabajes solo, la agencia es tu escaparate: una página pública con tus castings abiertos, tu logotipo, tus contactos y los límites de tu plan. El plan gratuito basta para lanzar tus primeros castings y coger el ritmo.
Si llevas muchos castings, agrúpalos en proyectos: una serie, una campaña publicitaria, un festival. La lista de castings muestra entonces a qué proyecto pertenece cada papel y las candidaturas nunca se mezclan.
Paso 2. Redacta una convocatoria que filtre
Una buena convocatoria ahorra más tiempo que cualquier filtro. Un candidato debe entender en diez segundos si encaja. Por eso, pon lo esencial en el título del papel: el nombre del personaje y la franja de edad. «Papel protagonista: Ana, 25–32 años» funciona mucho mejor que «Casting para una serie».
En la descripción, responde a las preguntas que te van a hacer de todos modos:
- qué es el proyecto: género, formato, plataforma;
- a quién buscas: edad, tipo, habilidades necesarias (conducir, cantar, idiomas);
- cuándo y dónde: fechas de rodaje, ciudad, número de jornadas;
- las condiciones: el caché o, al menos, su formato si no puedes dar una cifra.
Indica el sexo y la franja de edad por separado. No es solo una etiqueta en la ficha: los actores suscritos a tu agencia solo reciben avisos de los papeles que encajan con ellos, según estos campos.
Consejo. Pon siempre una fecha de cierre de candidaturas. Un casting sin plazo recibe respuestas durante meses, y una semana después de terminar te siguen preguntando «¿sigue en pie?». Con una fecha, el sistema cierra solo la recepción y la página pública muestra con claridad que el casting ha terminado.
Paso 3. Configura el formulario de candidatura
El error más habitual es pedirlo todo. Cada campo obligatorio innecesario reduce el número de candidaturas, y cada uno que falta te obliga luego a ir y venir con mensajes. Decide de antemano sin qué no puedes tomar una decisión y marca como obligatorios solo esos campos.
Para la mayoría de los papeles basta con este conjunto:
| Campo | Obligatorio | Para qué |
|---|---|---|
| Nombre y apellidos | sí | identificación |
| Edad, altura | sí | primer filtro por tipo |
| Teléfono | sí | contacto rápido para las pruebas |
| Fotos | sí, de 2 a 6 | primer plano y foto de cuerpo entero |
| Videobook (enlace) | no | muy recomendable para papeles protagonistas |
| Telegram | no | canal cómodo para el seguimiento |
Fija un mínimo y un máximo de fotos. Un mínimo de dos descarta las candidaturas con un único selfi al azar; un máximo de seis te libra de álbumes de 40 imágenes.
Paso 4. Recibe candidaturas por mensajería y por correo
La página del casting con su formulario es el canal principal, pero no el único. Muchos actores prefieren responder por Telegram o enviar su book por correo, y los representantes mandan varios perfiles en un solo mensaje.
Para que esas respuestas lleguen a la misma cola, asigna al casting una palabra clave, por ejemplo ANA. Cuando un candidato la envía al bot de tu agencia o la pone en el asunto de un correo, el mensaje se asocia automáticamente al papel correcto. Una palabra clave vacía desactiva ambos canales; una rellena los activa los dos.
La configuración de cada canal se explica en Recibir candidaturas de casting con un bot de Telegram y Candidaturas de casting por correo electrónico.
Paso 5. Publica y comparte el enlace
Una vez publicado, el casting tiene su propia página con un formulario de candidatura. Los actores no necesitan registrarse: abren el enlace, rellenan los campos, adjuntan fotos y envían. Esto importa: cada paso adicional, como «primero crea una cuenta», te cuesta candidaturas.
Dónde compartir el enlace:
- La página de tu agencia: el casting aparece ahí automáticamente y los suscriptores reciben un aviso por correo, por Telegram o con una notificación push del navegador.
- Canales y grupos de Telegram para actores: incluye la palabra clave en la publicación para que puedan postularse directamente con el bot.
- Redes sociales: cada casting tiene una imagen para compartir generada automáticamente que puedes adjuntar a la publicación.
- Tu propia agenda de contactos: actores que ya han trabajado contigo.
Paso 6. Revisa las candidaturas y marca las mejores
Cada respuesta, venga del canal que venga, llega a la lista de candidaturas del casting. Cada candidatura tiene un estado: Pendiente → Revisado → Preseleccionado → Aprobado, o Rechazado. Los estados no son burocracia: te evitan tener todo el casting en la cabeza. En cualquier momento ves cuántos candidatos no has abierto aún y quién está en la preselección.
Cómo revisar cien candidaturas en una tarde sin quemarte lo contamos en Cómo revisar candidaturas de casting rápido.
Paso 7. Guarda a los mejores en tu base de talentos
El casting terminará, pero los buenos actores que no encajaban en este papel te servirán en el próximo proyecto. Guárdalos en tu base de talentos con fotos, medidas, etiquetas y notas. Dentro de seis meses encontrarás el perfil adecuado en un minuto en lugar de convocar otro casting. Más en Cómo crear la base de talentos de tu agencia.
Errores habituales del casting online
- Sin plazo. Las candidaturas siguen llegando y la decisión se aplaza una y otra vez.
- Demasiados campos obligatorios. Los buenos actores, que suelen estar ocupados, cierran el formulario en la quinta pregunta.
- Cada canal, su propia lista. Cuando las respuestas de Telegram se quedan en un móvil y los correos en la bandeja de un asistente, se pierde la mitad de los candidatos.
- Silencio después de postularse. Un simple «gracias, te avisaremos si pasas» protege la reputación de tu agencia.
- Decisiones de equipo en chats privados. Si eligen varias personas, trabajad en una sola cuenta y dejad constancia de cada decisión con un estado.
En resumen
Un casting online no es «colgar un anuncio en internet»: es un único flujo de candidaturas en el que cada candidato es visible, tiene un estado y nada se pierde. Redacta una convocatoria clara, pide solo los datos que necesitas, conecta los canales que tus actores usan de verdad, y tu primer casting te llevará la mitad de tiempo.
Todo lo que hace esta función, en una sola página: Formularios de casting online.
