Para un actor, Telegram es la forma más natural de responder a un casting: ve una publicación en un canal, escribe un par de líneas y envía fotos y un vídeo desde el móvil. Para el director de casting, eso suele significar caos en los mensajes privados. El bot de la agencia mantiene la sencillez para el actor y te quita el caos: cada mensaje con la palabra clave del casting se convierte en una candidatura en tu cuenta.

Cómo funciona

  1. Publicas un casting y le asignas una palabra clave, por ejemplo ANA.
  2. En la convocatoria escribes: «Postúlate a través de @bot_de_tu_agencia y empieza tu mensaje con ANA».
  3. El actor escribe al bot. El bot encuentra el casting por la palabra clave y le responde con los datos que necesita.
  4. El actor envía texto, fotos y vídeos, en tantos mensajes como quiera.
  5. Cuando pulsa Listo (o simplemente deja de escribir unos minutos), la candidatura se completa y aparece en tu bandeja de entrada de Telegram y en la lista de candidaturas del casting.
La bandeja de entrada de Telegram del director de casting
Bandeja de entrada de Telegram: cada mensaje muestra su remitente y el casting al que se asoció

Paso 1. Crea un bot con BotFather

En Telegram, abre el bot oficial @BotFather, envía /newbot y sigue las instrucciones: escribe un nombre visible (lo verán los actores, por ejemplo «Nova Casting») y un nombre de usuario que debe terminar en bot. BotFather te responde con un token, una cadena larga del tipo 123456789:AA…. Cópialo.

Consejo. Elige un nombre de usuario corto y fácil de recordar, porque la gente lo escribirá a mano: @novacasting_bot es mejor que @nova_casting_agencia_madrid_oficial_bot. Pon el logotipo de tu agencia como foto del bot (/setuserpic en BotFather) para que los actores vean que escriben a una agencia real.

Paso 2. Conecta el bot a tu cuenta

Ve a Castings → Bandeja de entrada de Telegram → Configuración del bot, pega el token y guarda. El sistema comprueba el token y registra por su cuenta el webhook, la dirección a la que Telegram envía los mensajes. Si todo va bien, la tarjeta «Bot activo» muestra el estado Registrado.

Configuración del bot de Telegram
Tres pasos de configuración y la tarjeta del bot activo con el estado de su webhook

Paso 3. Activa las candidaturas para el casting

Abre el casting para editarlo y rellena la palabra clave. Ese único campo activa dos canales a la vez, Telegram y el correo; vacíalo para desactivar la recepción. Las palabras clave son únicas en toda la plataforma: si otra convocatoria ya usa una palabra, se te pedirá otra; añade, por ejemplo, el nombre del proyecto: ANA-VIENTO.

Una buena palabra clave es:

  • corta: una sola palabra, sin espacios: ANA, CAFETERO, PAPA;
  • reconocible: ligada al papel y fácil de recordar al leer la convocatoria;
  • no de uso diario: «casting» u «hola» aparecen en todos los mensajes y los asociarían al papel equivocado.

Las mayúsculas no importan: ana, Ana y ANA funcionan igual.

Candidaturas repartidas en varios mensajes

Los actores rara vez lo envían todo de una vez. Primero llega «Hola, por el casting ANA», luego fotos, después un enlace a un vídeo y, por último, «uy, se me olvidó la altura». El bot lo reúne todo en una sola candidatura hasta que el actor pulsa Listo.

Si no lo pulsa, entra en juego el cierre automático: tras una pausa (10 minutos por defecto), la candidatura se envía sola. La pausa se puede ajustar desde 1 minuto hasta un día entero. En los castings que piden self-tapes en vídeo, alárgala: subir un vídeo pesado desde el móvil lleva su tiempo.

Chatea con el actor desde tu cuenta

La página de una candidatura de Telegram es toda la conversación. A la izquierda, todos los mensajes del candidato con fotos y vídeos; a la derecha, el formulario de procesamiento: crear una candidatura al casting, añadir a la persona a tu base de talentos o ambas cosas.

Una conversación con un actor en Telegram
La conversación a la izquierda y el formulario a la derecha: marca mensajes y conviértelos en una ficha

Puedes responder ahí mismo: el mensaje sale del bot hacia el mismo chat. «¿Podrías enviar una foto de cuerpo entero?», y el siguiente lote de archivos se asocia a la misma candidatura.

Mensajes sin palabra clave

No todo el mundo sigue las instrucciones. Un mensaje sin palabra clave no se pierde: va a la pestaña Sin clasificar. Si el remitente ya tiene una candidatura a algún casting, las fotos y vídeos que envíe se añaden a ella automáticamente. Si no, decides tú: asociar el mensaje a un casting, añadir a la persona a tu base o eliminarlo.

Procesamiento automático

Para castings masivos (figuración, eventos promocionales, anuncios con cientos de respuestas), activa el Procesamiento automático (IA) en el casting. Cuando se completa una candidatura, la IA reparte el texto del mensaje en los campos del formulario (nombre, edad, altura, teléfono) y las fotos y vídeos se adjuntan a la candidatura. A ti solo te queda seleccionar. Los detalles, en Reconocimiento de candidaturas de casting con IA.

Por qué un bot y no una cuenta personal

También puedes conectar tu cuenta personal de Telegram: es práctico para leer y responder tus mensajes privados desde la cuenta. Pero para recibir candidaturas en masa, un bot es más fiable:

  • sin riesgo de bloqueo: los bots están hechos para hablar con desconocidos, mientras que automatizar así una cuenta personal puede acarrear restricciones a tu número;
  • límites más altos: un bot aguanta la avalancha de respuestas de las primeras horas tras la publicación;
  • estabilidad: el token de un bot no depende de tu móvil ni de la verificación en dos pasos;
  • botones y menús: Listo, la suscripción a los anuncios de castings con /start y pistas sobre cómo postularse.

Lista de comprobación antes de publicar un casting

  • El bot está conectado y el estado del webhook es Registrado.
  • El casting tiene una palabra clave única.
  • La convocatoria menciona el nombre de usuario del bot y la palabra clave.
  • La pausa del cierre automático se ajusta a la cantidad de archivos que esperas.
  • Envía al bot un mensaje de prueba desde tu propia cuenta y comprueba que aparece la candidatura.

En resumen

Un bot de Telegram convierte el canal favorito de los actores en una cola ordenada de candidaturas. Crea el bot en un par de minutos con BotFather, pega el token en la configuración y asigna una palabra clave al casting: cada respuesta, con fotos y vídeos incluidos, llegará al mismo sitio que las candidaturas de tu web.

Todo lo que hace esta función, en una sola página: Candidaturas por Telegram y correo.