La rosa è pronta — ora bisogna mostrarla. Il regista vuole vedere i volti, il produttore vuole altezza, taglie ed età in un’unica tabella, i costumi hanno bisogno solo delle taglie di abiti e scarpe, e l’agenzia pubblicitaria del cliente ti chiederà di «mandare tutti in un solo file». A mano — screenshot delle schede, misure copiate in un foglio di calcolo, foto zippate — ti costa una serata.
L’esportazione del database dei talenti fa lo stesso in un minuto.
Dove trovare l’esportazione
Apri il Database talenti e fai clic su Esporta talenti. Si apre una finestra in cui scegli, in ordine, il formato, il layout, cosa esportare e quali campi includere.
Tre formati per tre esigenze
| Formato | Per chi | Cosa contiene |
|---|---|---|
| regista, cliente, produttore | schede con foto, impaginate per la visione e la stampa | |
| XLS (foglio di calcolo) | produttore, coordinatore, costumi | una tabella: una riga per attore, la foto principale nella riga |
| ZIP | montatore, fotografo, cliente | tutte le foto e i video senza compressione, una cartella per attore |
PDF: quattro layout
- Elenco senza foto — una tabella compatta di misure. Adatta alle approvazioni interne, quando tutti conoscono già i volti.
- Una scheda per pagina — una grande foto principale, qualche foto in più e tutti i campi scelti. Il classico «book» per un regista.
- Quattro per pagina — un foglio orizzontale, quattro attori in fila con foto grandi. Perfetto per un primo sguardo alla rosa.
- Sei per pagina — un foglio verticale con schede compatte. Per lunghi elenchi di comparse.
Ogni PDF porta il marchio della tua agenzia — logo e nome nell’intestazione. Il nome della piattaforma non compare mai nel documento: il cliente vede una selezione firmata da te.
Excel: una tabella per lavorare
Una riga per attore, la foto principale direttamente nella cella. Numeri di telefono e taglie vengono salvati come testo, così Excel non trasforma +39 333… in un numero in notazione scientifica né la taglia 42 in una data. La tabella si ordina, si filtra e si arricchisce facilmente con colonne tue: «compenso», «disponibilità», «stato di approvazione».
ZIP: gli originali senza perdite
Un archivio di foto e video in qualità originale, senza compressione. Dentro c’è una cartella per attore (01-anita-rossi/), la foto principale si chiama 00-title e nella radice c’è un indice talents.csv. È il formato per chi continuerà a lavorare sul materiale: montaggio, presentazione, stampa.
Cosa esportare: filtro o selezione
L’esportazione ha due modalità:
- Tutto secondo i filtri attivi — tutti gli attori visibili nel database con i tuoi filtri, su tutte le pagine e non solo sulla prima. Hai filtrato «uomini 50–60, tag dramma» — ottieni esattamente loro.
- Solo i selezionati — spunta persone precise nell’elenco e solo loro finiscono nell’esportazione.
Consiglio. Per un regista, filtra prima il database, poi togli la spunta a chi sicuramente non va mostrato ed esporta la selezione. Non entra nessuno a caso e non devi ricordare cognomi.
Quali campi mostrare — e perché i contatti sono disattivati
I campi sono raggruppati: dati di base, parametri, contatti, «Su di sé ed esperienza» e «I miei tag e note» — sì, puoi esportare anche i tuoi tag e le tue note, per esempio in un elenco interno per il team. Disattiva ciò che non serve al destinatario. I contatti sono disattivati per impostazione predefinita, ed è voluto. Una selezione inviata a un cliente o a una produzione viene spesso inoltrata, e i numeri degli attori non devono uscire dall’agenzia senza una tua decisione.
Se esporti spesso lo stesso insieme di campi, spunta Ricorda come mio set predefinito. Una modifica occasionale non lo sovrascrive.
Esportazioni grandi
Un’esportazione piccola viene creata all’istante e si scarica in pochi secondi. Una grande — centinaia di schede in PDF o gigabyte di video in ZIP — viene creata in background: chiudi la finestra e continua a lavorare, riceverai una notifica nell’account quando il file è pronto. Le esportazioni recenti sono elencate nella stessa finestra. I file pronti vengono conservati per 24 ore e poi eliminati — possono contenere dati personali e non c’è motivo di tenerli più a lungo.
Esportare una sola scheda
A volte ti serve un solo attore, non una selezione. Nella pagina della scheda c’è il pulsante PDF, che crea subito il foglio di quel talento con foto e misure. Comodo quando il regista chiede in chat: «Mi mandi l’attrice del provino?»
Quale formato scegliere: il promemoria
- Primo sguardo del regista alla rosa → PDF, quattro per pagina.
- Selezione finale da far approvare al cliente → PDF, una scheda per pagina, senza contatti.
- Verifica delle taglie con i costumi → Excel con taglia di abiti, numero di scarpe e altezza.
- Materiale per una presentazione o un montaggio → ZIP.
- Elenco interno per il team → PDF, elenco senza foto, oppure Excel.
In breve
Filtra il database, scegli le persone e adatta il formato al destinatario: PDF per guardare, Excel per lavorare, ZIP per usare il materiale. Controlla quali campi finiscono nel file e lascia fuori i contatti se non servono. L’esportazione in PDF è disponibile nei piani che la includono; Excel e ZIP funzionano con tutti i piani.
Tutto ciò che fa questa funzione, in una sola pagina: Selezioni condivise.
