Почта — канал, от которого кастинговое агентство не может отказаться. Через неё приходят анкеты от агентов, которые представляют сразу нескольких актёров, self-tape от опытных исполнителей, которым неудобно заполнять формы, и письма от родителей детей-актёров. Проблема не в самих письмах, а в том, что они живут отдельно от остальных заявок.
Приём заявок по email решает это: система читает ваш почтовый ящик, находит письма, относящиеся к открытым кастингам, и складывает их в ту же очередь, что и отклики с сайта и из Telegram.
Что понадобится
- Отдельный ящик для кастингов — например,
casting@ваше-агентство.com. Подключать личную почту не стоит: система будет просматривать все входящие письма. - Доступ по IMAP — его поддерживают Gmail, Outlook, Яндекс, Ukr.net и почти все корпоративные серверы.
- Тариф с приёмом заявок по email — эта возможность доступна на платных тарифах.
Шаг 1. Подключите ящик по IMAP
Откройте Кастинги → Входящие письма → Настройки IMAP и заполните:
| Поле | Что указать | Пример |
|---|---|---|
| IMAP-сервер | адрес сервера входящей почты | imap.gmail.com |
| Порт | обычно 993 для SSL | 993 |
| Логин | полный адрес ящика | casting@agency.com |
| Пароль | пароль приложения (см. ниже) | •••••••• |
| Шифрование | SSL | SSL |
| Папка | откуда читать письма | INBOX |
Совет по Gmail и Outlook. Эти сервисы не пускают внешние программы по обычному паролю. Включите двухэтапную аутентификацию и создайте пароль приложения в настройках безопасности аккаунта — именно его вставьте в поле «Пароль». Основной пароль от почты при этом нигде не хранится.
Шаг 2. Задайте ключевое слово кастинга
Письмо привязывается к кастингу по ключевому слову — тому же, что используется для Telegram. Система ищет его в теме и тексте письма без учёта регистра. Попросите в объявлении: «Тема письма: ОТЕЦ — имя и фамилия».
Если у вас несколько открытых кастингов, у каждого должно быть своё слово. Письмо, в котором не нашлось ни одного ключевого слова, попадёт во вкладку «Не сортированные» — вы разберёте его вручную.
Как часто проверяется почта
Ящик проверяется автоматически каждые 5 минут. Если ждёте важное письмо прямо сейчас, нажмите «Собрать письма» — система загрузит новые письма сразу и покажет, сколько из них привязалось к кастингам, сколько осталось несортированными, а сколько оказались дубликатами.
Дубликаты система отсекает сама: одно и то же письмо не превратится в две заявки, даже если его переслали повторно или ящик проверялся дважды.
Вложения и ссылки
Фото, видео и документы из вложений сохраняются вместе с заявкой и учитываются в хранилище агентства. Ссылки на видео и фото в тексте письма — YouTube, Vimeo, облачные диски — остаются ссылками: система не скачивает их, но показывает рядом с заявкой, чтобы вы открыли их в один клик.
Совет. Попросите в объявлении присылать видео ссылкой, а не вложением. Письмо с видео на 300 МБ многие почтовые серверы просто не пропустят, а ссылка дойдёт всегда.
Из письма — в анкету
Откройте письмо: слева — его содержимое, справа — форма обработки. Выберите, что сделать:
- Создать заявку на кастинг — данные из письма становятся полноценной анкетой с полями кастинга;
- Добавить в базу агентства — человек сохраняется в базе талантов для будущих проектов;
- или и то и другое сразу.
Переносить имя, возраст и телефон вручную не обязательно: кнопка «Заполнить с помощью ИИ» разберёт текст письма и заполнит форму — вам останется проверить. А если включить в кастинге автообработку, письма будут превращаться в заявки без вашего участия. Подробности — в статье «ИИ-распознавание анкет».
Ответ кандидату — из кабинета
Под письмом есть блок «Переписка». Напишите ответ — он уйдёт на адрес отправителя с темой «Re: …», а в кабинете сохранится история. Так ассистент видит, что кандидату уже ответили, и не пишет второй раз.
Письма от агентов с несколькими актёрами
Агент может прислать одно письмо с анкетами трёх актёров. Обработайте его несколько раз: каждый раз выбирайте нужные фото из вложений и заполняйте данные конкретного человека. После первой обработки письмо получит статус «Просмотрено», но останется во входящих — откройте его снова и оформите следующего актёра.
Частые вопросы
Письма помечаются в ящике прочитанными? Нет. Система читает письма, не меняя их статус в ящике: она запоминает время последней проверки и берёт только то, что пришло после. В почтовой программе всё останется как было.
Можно подключить общий ящик для всей команды? Настройки IMAP принадлежат кастинг-директору, а заявки попадают в кастинги агентства — их видят все сотрудники с доступом к кастингам.
Что если в письме ключевые слова двух кастингов? Письмо привяжется к первому подходящему открытому кастингу. Если это не тот, кастинг можно выбрать при обработке.
Коротко
Подключите отдельный ящик по IMAP с паролем приложения, задайте кастингам ключевые слова и попросите указывать их в теме письма. Остальное система сделает сама: проверит почту каждые 5 минут, привяжет письма к ролям, отсечёт дубликаты и сохранит вложения — а вы будете работать с заявками, а не с почтовым ящиком.
Все возможности этой функции на одной странице: Заявки из Telegram и почты.
