Los castings de verdad los lleva un equipo: un director de casting, uno o dos asistentes y, a veces, un segundo director en un proyecto aparte. Si cada uno lleva sus propias hojas de cálculo y sus propios chats, la agencia se pasa el día sincronizándose: «¿le contestaste a esa actriz?», «¿quién aprobó a este chico?», «¿dónde están las fichas de la figuración del domingo?».
Una cuenta de agencia compartida elimina esas preguntas: todos ven los mismos castings y candidaturas, y los permisos deciden quién puede cambiar qué.
Cómo se organiza una agencia
- Una agencia tiene un propietario: el director de casting que la creó. El propietario gestiona la configuración, el plan y el equipo.
- Los miembros son otros directores de casting invitados por el propietario. Cada uno entra con sus propias credenciales.
- Una persona solo puede pertenecer a una agencia, así que los castings y las candidaturas nunca se mezclan entre empresas.
La página de la agencia lo muestra todo a la vez: los límites del plan, la lista de miembros con sus permisos y los suscriptores de la página.
Paso 1. Crea un código de invitación
Abre Agencia → Códigos y pulsa Crear código. Puedes limitar cuántas veces se puede usar el código y cuánto tiempo es válido. Envíaselo a tu colega como prefieras.
Consejo. Crea códigos de un solo uso y de corta duración, uno o dos días. Si un código acaba por error en un chat de grupo, nadie podrá usarlo un mes después. Para varios asistentes, crea varios códigos en lugar de uno de varios usos.
Paso 2. Tu colega se une a la agencia
Tu colega se registra como director de casting, abre la sección Agencia e introduce el código en el campo para unirse a una agencia existente. Entonces aparece en la lista de miembros y solo queda darle permisos.
Cuántos miembros puedes invitar depende de tu plan, y el propietario también cuenta. Si se ha alcanzado el límite, el código no funciona y tu colega ve un mensaje claro.
Paso 3. Concede permisos
Cada miembro tiene tres interruptores independientes:
| Permiso | Qué permite |
|---|---|
| Puede gestionar castings | crear, editar y eliminar los castings de la agencia |
| Puede gestionar proyectos | crear y modificar proyectos: series, campañas, festivales |
| Puede eliminar talentos | eliminar fichas de la base de talentos |
Sin ningún permiso, un miembro sigue viendo los castings de la agencia y trabaja con las candidaturas: las consulta, selecciona y cambia estados. Los permisos solo hacen falta para crear y eliminar.
Un reparto habitual de roles
Director de casting (propietario). Todos los permisos, el plan, la configuración de la página y la conexión del bot de Telegram y del buzón. Aprueba la elección final.
Un segundo director en un proyecto. Gestiona castings y proyectos: lleva su propio proyecto de forma independiente.
Asistente. Gestiona castings: publica las convocatorias y hace el primer filtro de las candidaturas. Sin permiso para eliminar fichas: eliminar es irreversible y conviene dejarlo en manos de los más veteranos.
Becario o ayudante en un rodaje con figuración. Sin permisos: consulta las candidaturas y asigna estados según tus reglas.
Reglas para seleccionar en equipo
Los permisos son la mitad del trabajo. La otra mitad son los acuerdos:
- Una decisión es un estado. Si un asistente cree que un candidato es bueno, lo marca como «Preseleccionado» en lugar de escribirlo en un chat. Todos ven el estado y la decisión no se pierde.
- Un casting, un responsable. Aunque tres personas revisen candidaturas, solo una responde a los actores y cierra la lista.
- Responde a los candidatos desde la cuenta. Una respuesta enviada desde una conversación de Telegram o un correo queda en el historial, así que los colegas ven que ya se ha contestado a esa persona.
- Cierra los estados. No dejes la mitad de las candidaturas en «Pendiente» después de aprobar a un actor: cierra el casting y rechaza al resto, y quien abra la lista después verá enseguida que está resuelto.
Lo que sigue siendo personal
No todo en la cuenta se comparte. La base de talentos, las etiquetas y las notas son personales de cada director de casting: es su archivo de trabajo y sus colegas no lo ven. Para compartir candidatos, exporta una selección a PDF o Excel; consulta Cómo exportar fichas de actores. Una cuenta personal de Telegram, si has conectado una, también la ves solo tú.
Cuando alguien se va
Abre Miembros y pulsa Eliminar junto al miembro. Pierde de inmediato el acceso a los castings y las candidaturas de la agencia, y todo lo que hizo (castings, candidaturas, estados) se queda en la agencia. Aprovecha para revisar la página de códigos y eliminar las invitaciones sin usar.
En resumen
Invita a tus colegas con códigos de un solo uso, da a cada uno los permisos mínimos que necesite y acordad que las decisiones se registran como estados. Así la agencia funciona como un solo equipo: todos ven los mismos castings y candidaturas, nadie duplica trabajo y el propietario mantiene el control del plan, la configuración y el equipo.
Todo lo que hace esta función, en una sola página: Base de la agencia.
