El correo es un canal al que ninguna agencia de casting puede renunciar. Por él llegan perfiles de representantes que llevan a varios actores a la vez, self-tapes de intérpretes con experiencia a los que no les gusta rellenar formularios y mensajes de padres de actores infantiles. El problema no son los correos en sí, sino que viven separados del resto de candidaturas.
La recepción por correo lo resuelve: el sistema lee tu buzón, encuentra los correos que corresponden a castings abiertos y los pone en la misma cola que las respuestas de tu web y de Telegram.
Qué necesitas
- Un buzón dedicado a los castings, por ejemplo
casting@tu-agencia.es. No conectes tu correo personal: el sistema revisaría todo tu correo entrante. - Acceso IMAP, compatible con Gmail, Outlook y casi cualquier servidor de correo profesional.
- Un plan con recepción por correo: esta función está disponible en los planes de pago.
Paso 1. Conecta el buzón por IMAP
Abre Castings → Bandeja de entrada de correo → Configuración IMAP y rellena:
| Campo | Qué poner | Ejemplo |
|---|---|---|
| Servidor IMAP | tu servidor de correo entrante | imap.gmail.com |
| Puerto | normalmente 993 para SSL | 993 |
| Usuario (correo electrónico) | la dirección completa del buzón | casting@agencia.es |
| Contraseña | una contraseña de aplicación (ver abajo) | •••••••• |
| Cifrado | SSL | SSL |
| Carpeta | de dónde leer el correo | INBOX |
Consejo para Gmail y Outlook. Estos servicios no dejan entrar a aplicaciones de terceros con tu contraseña habitual. Activa la verificación en dos pasos y crea una contraseña de aplicación en los ajustes de seguridad de tu cuenta: esa es la que va en el campo Contraseña. La contraseña principal de tu correo no se guarda en ningún sitio.
Paso 2. Asigna una palabra clave al casting
Un correo se asocia a un casting por su palabra clave, la misma que se usa en Telegram. El sistema la busca en el asunto y en el cuerpo, sin distinguir mayúsculas. Pídela en la convocatoria: «Asunto: PAPA — nombre y apellidos».
Si tienes varios castings abiertos, cada uno necesita su propia palabra. Un correo sin ninguna palabra clave va a la pestaña Sin clasificar para que lo gestiones a mano.
Cada cuánto se revisa el correo
El buzón se revisa automáticamente cada 5 minutos. Si esperas un correo importante ahora mismo, pulsa Recopilar correos: el sistema descarga al instante el correo nuevo y te dice cuántos correos se asociaron a castings, cuántos quedaron sin clasificar y cuántos eran duplicados.
Los duplicados se descartan automáticamente: un mismo correo nunca se convierte en dos candidaturas, aunque se reenvíe de nuevo o el buzón se revise dos veces.
Adjuntos y enlaces
Las fotos, vídeos y documentos adjuntos se guardan con la candidatura y cuentan para el almacenamiento de tu agencia. Los enlaces a vídeos y fotos del cuerpo del mensaje (YouTube, Vimeo, nubes de almacenamiento) se quedan como enlaces: el sistema no los descarga, pero los muestra junto a la candidatura para que los abras con un clic.
Consejo. Pide que envíen los vídeos como enlace y no como adjunto. Muchos servidores de correo rechazan sin más un mensaje con un vídeo de 300 MB, mientras que un enlace siempre llega.
Del correo a la ficha
Abre un correo: su contenido está a la izquierda y el formulario de procesamiento, a la derecha. Elige qué hacer:
- Crear candidatura de casting: los datos del correo se convierten en una candidatura completa con los campos del casting;
- Añadir a la base de la agencia: la persona se guarda en tu base de talentos para futuros proyectos;
- o las dos cosas a la vez.
No tienes que copiar a mano nombres, edades y teléfonos: el botón Rellenar con IA lee el correo y completa el formulario; tú solo lo revisas. Y si activas el procesamiento automático con IA en el casting, los correos se convierten en candidaturas sin que hagas nada. Los detalles, en Reconocimiento de candidaturas de casting con IA.
Responde al candidato desde tu cuenta
Debajo del correo hay un bloque Conversación. Escribe una respuesta: se envía a la dirección del remitente con el asunto «Re: …» y el historial se queda en tu cuenta. Así, un asistente ve que ya se ha respondido al candidato y no le escribe por segunda vez.
Correos de representantes con varios actores
Un representante puede enviar un único correo con los perfiles de tres actores. Procésalo varias veces: en cada pasada elige las fotos correctas de los adjuntos y rellena los datos de una sola persona. Tras la primera pasada, el correo pasa al estado «Revisado», pero sigue en la bandeja de entrada: vuelve a abrirlo y registra al siguiente actor.
Preguntas frecuentes
¿Se marcan los correos como leídos en mi buzón? No. El sistema lee los correos sin cambiar su estado en el buzón: recuerda cuándo lo revisó por última vez y solo toma lo que ha llegado desde entonces. Tu cliente de correo queda exactamente como estaba.
¿Puede todo el equipo compartir un mismo buzón? La configuración IMAP pertenece a un director de casting, pero las candidaturas van a los castings de la agencia, así que las ve cualquier miembro del equipo con acceso a los castings.
¿Y si un correo contiene las palabras clave de dos castings? Se asocia al primer casting abierto que encaje. Si no es el correcto, puedes elegir el casting al procesarlo.
En resumen
Conecta un buzón dedicado por IMAP con una contraseña de aplicación, asigna palabras clave a tus castings y pide que las pongan en el asunto. El sistema hace el resto: revisa el correo cada 5 minutos, asocia los mensajes a los papeles, descarta duplicados y guarda los adjuntos. Y tú trabajas con candidaturas, no con un buzón.
Todo lo que hace esta función, en una sola página: Candidaturas por Telegram y correo.
