Todo director de casting lleva algún tipo de archivo: carpetas en un disco, una hoja de cálculo de cientos de filas o simplemente la memoria y las fotos del móvil. Todo eso funciona mientras la lista es corta. Cuando llega a unos cientos de actores, encontrar «un hombre de 50 a 60 años, canoso, con experiencia en teatro y buen inglés» se convierte en una tarea de media jornada.
Una buena base de talentos responde a esa pregunta en un minuto. Así se construye.
Una base privada
La base de talentos de tu cuenta es privada: solo tú ves las fichas que creas. Son tus documentos de trabajo: nadie más ve tus notas tras las pruebas, tus etiquetas ni los contactos de los actores. Aun así, las fichas cuentan para los límites de tu agencia: el número de talentos y la cuota de almacenamiento.
Aparte está la búsqueda de talentos de la plataforma: los perfiles públicos de los actores que se han registrado por su cuenta. Sus contactos solo se muestran si el actor ha decidido compartirlos o después de que se haya postulado a uno de tus castings.
De dónde salen las fichas
- A mano: con el botón Añadir talento, para los actores con los que ya has trabajado.
- Desde las candidaturas: al procesar un correo o un mensaje de Telegram, elige «Añadir a la base de la agencia». Las fotos del mensaje pasan a la ficha.
- Después de un casting: guarda enseguida a los buenos candidatos que no se quedaron con el papel, mientras aún recuerdas qué te gustó de ellos.
Consejo. No guardes solo a los actores aprobados. El que se queda con el papel permanece de todos modos en el historial del proyecto; a la actriz que «casi» lo consigue con una prueba excelente es a quien buscarás dentro de tres meses.
Qué guardar en una ficha
Fotos. Al menos tres: un primer plano, una de cuerpo entero y algo característico, con vestuario o de un rodaje. La primera foto se convierte en la principal y aparece en las listas y las exportaciones. Una imagen en la que el actor se ve «como en la vida real» importa más que una de estudio muy retocada.
Medidas. Altura, peso, contorno de pecho, cintura y cadera, talla de ropa y de calzado, color de ojos y de pelo. En los castings publicitarios, la talla de ropa suele importar más que la experiencia: rellena estos campos aunque te parezcan innecesarios.
Vídeo. Videobooks, self-tapes, fragmentos de papeles, como archivo o enlace de YouTube. En los planes con conversión de archivos, los vídeos se recodifican con la calidad que elijas y el original se conserva para descargarlo.
Documentos. Currículos, riders, autorizaciones de los padres para actores infantiles, guardados en una sección cerrada a la que no se llega con un enlace público.
Biografía y habilidades. Experiencia, formación, idiomas, carné de conducir, canto, deportes, baile. Duplica como etiquetas las habilidades que vayas a buscar: la búsqueda funciona por nombre y por etiqueta.
Las etiquetas son tu sistema de búsqueda
Las medidas describen el aspecto; las etiquetas, todo lo demás: «drama», «comedia», «verificado», «inglés», «canto», «poco fiable», «trabajó en Grano». Las etiquetas se ven en la lista y permiten buscar.
Algunas reglas para que las etiquetas sirvan de algo:
- cortas y coherentes: decide una vez si escribes «ingl.» o «inglés», o la búsqueda solo encontrará la mitad;
- sobre el trabajo, no sobre el físico: el aspecto tiene sus propios campos y filtros;
- los proyectos como etiquetas: anota en qué proyectos ha estado ya cada persona; te ahorra el «pero si estuvo con nosotros la temporada pasada en otro papel».
Notas tras las pruebas
Una nota es lo que recuerdas de una persona y que ninguna foto muestra: «prueba muy buena, sostiene bien las pausas», «llega tarde», «genial con los niños». Las notas y las etiquetas son personales: solo las ves tú, así que puedes ser sincero. Escríbelas justo después de la prueba: en un mes, los detalles se borran.
Filtros: encuentra un perfil en un minuto
Abre los filtros encima de la lista y acota la base por sexo, edad, altura, talla de ropa y de calzado, color de ojos y de pelo. Combínalos con una búsqueda por etiqueta: «mujeres de 25 a 32 años, desde 165 cm, etiqueta drama», y de trescientas fichas quedan ocho.
Puedes exportar la lista filtrada al momento: a PDF para el director o a Excel para el productor. La exportación respeta los filtros e incluye todas las páginas de resultados. Más en Cómo exportar fichas de actores.
Privacidad y acceso
- Los contactos de los actores de tu base solo los ves tú. Cuando tengas que enseñar candidatos a colegas o a un director, exporta una selección y decide tú si incluye los contactos.
- El derecho a eliminar fichas lo concede el propietario de la agencia. Un miembro del equipo sin él puede editar fichas, pero no eliminarlas, así que un clic sin querer nunca te cuesta datos.
- El almacenamiento: las fotos, los vídeos y los documentos ocupan la cuota de tu plan. La página Almacenamiento muestra qué ocupa espacio, y puedes eliminar lo que ya no necesites.
Mantener la base en forma
- Renueva las fotos de los actores en activo cada seis meses: el aspecto cambia.
- Elimina los duplicados: si alguien llegó tanto por el formulario como por Telegram, quédate con una sola ficha.
- Etiqueta a quienes han pedido que no se les vuelva a convocar, y respétalo.
En resumen
Una base de talentos se amortiza hacia el tercer o cuarto casting, cuando el perfil adecuado aparece en un minuto en lugar de con una nueva convocatoria. Guarda a los buenos candidatos tras cada casting, rellena medidas y habilidades, mantén etiquetas coherentes y escribe las notas justo después de las pruebas.
Todo lo que hace esta función, en una sola página: Base de la agencia.
