I casting veri li porta avanti una squadra: un direttore del casting, uno o due assistenti, a volte un secondo direttore su un progetto separato. Se ognuno tiene i propri fogli di calcolo e le proprie chat, l’agenzia passa il tempo a sincronizzarsi: «hai risposto a quell’attrice?», «chi ha approvato questo ragazzo?», «dove sono le schede delle comparse di domenica?».
Un account condiviso dell’agenzia elimina queste domande: tutti vedono gli stessi casting e le stesse candidature, e i permessi stabiliscono chi può modificare cosa.
Come è organizzata un’agenzia
- Un’agenzia ha un titolare — il direttore del casting che l’ha creata. Il titolare gestisce le impostazioni, il piano e il team.
- I membri sono altri direttori del casting invitati dal titolare. Ognuno accede con le proprie credenziali.
- Una persona può far parte di una sola agenzia, così casting e candidature non si mescolano mai tra aziende diverse.
La pagina dell’agenzia mostra tutto insieme: i limiti del piano, l’elenco dei membri con i loro permessi e gli iscritti alla pagina.
Passo 1. Crea un codice di invito
Apri Agenzia → Codici e fai clic su Crea codice. Puoi limitare quante volte il codice può essere usato e per quanto tempo resta valido. Invialo al collega come preferisci.
Consiglio. Crea codici monouso e di breve durata — un giorno o due. Se un codice finisce per sbaglio in una chat di gruppo, un mese dopo nessuno potrà usarlo. Per più assistenti crea più codici invece di un solo codice multiuso.
Passo 2. Il collega entra nell’agenzia
Il collega si registra come direttore del casting, apre la sezione Agenzia e inserisce il codice nel campo per entrare in un’agenzia esistente. A quel punto compare nell’elenco dei membri e resta solo da assegnargli i permessi.
Quanti membri puoi invitare dipende dal piano — conta anche il titolare. Se il limite è raggiunto, il codice non funziona e il collega vede un messaggio chiaro.
Passo 3. Assegna i permessi
Ogni membro ha tre interruttori indipendenti:
| Permesso | Cosa consente |
|---|---|
| Può gestire i casting | creare, modificare ed eliminare i casting dell’agenzia |
| Può gestire i progetti | creare e modificare progetti — serie, campagne, festival |
| Può eliminare i talenti | eliminare schede dal database dei talenti |
Anche senza permessi un membro vede i casting dell’agenzia e lavora con le candidature — le consulta, seleziona, cambia gli stati. I permessi servono solo per creare ed eliminare.
Una suddivisione tipica dei ruoli
Direttore del casting (titolare). Tutti i permessi, il piano, le impostazioni della pagina, il collegamento del bot Telegram e della casella di posta. Approva la scelta finale.
Un secondo direttore su un progetto. Gestisce casting e progetti — porta avanti il proprio progetto in autonomia.
Assistente. Gestisce i casting — pubblica gli annunci e fa la prima scrematura delle candidature. Niente permesso di eliminare le schede: l’eliminazione è irreversibile e conviene lasciarla ai più esperti.
Stagista o aiuto su un set con comparse. Nessun permesso: consulta le candidature e assegna gli stati secondo le tue regole.
Regole per scegliere insieme
I permessi sono metà del lavoro. L’altra metà sono gli accordi:
- Una decisione è uno stato. Se un assistente ritiene valido un candidato, mette «In rosa» invece di scriverlo in chat. Tutti vedono lo stato e la decisione non va persa.
- Un casting, un responsabile. Anche se le candidature le valutano in tre, una sola persona risponde agli attori e chiude l’elenco.
- Rispondete ai candidati dall’account. Una risposta da una conversazione Telegram o da un’e-mail resta nella cronologia, così i colleghi vedono che la persona ha già ricevuto risposta.
- Chiudete gli stati. Non lasciate metà delle candidature «In attesa» dopo aver approvato un attore: chiudete il casting, rifiutate gli altri — e chi apre l’elenco dopo vede subito che è tutto deciso.
Cosa resta personale
Non tutto nell’account è condiviso. Il database dei talenti, i tag e le note sono personali di ogni direttore del casting — è il suo archivio di lavoro, e i colleghi non lo vedono. Per condividere candidati, esporta una selezione in PDF o Excel — vedi Esportare le schede degli attori. Anche un account Telegram personale, se l’hai collegato, lo vedi solo tu.
Quando qualcuno se ne va
Apri Membri e fai clic su Elimina accanto al membro. Perde subito l’accesso ai casting e alle candidature dell’agenzia, e tutto ciò che ha fatto — casting, candidature, stati — resta all’agenzia. Già che ci sei, controlla la pagina dei codici ed elimina gli inviti non usati.
In breve
Invita i colleghi con codici monouso, dai a ciascuno i permessi minimi necessari e concordate che le decisioni si registrano come stati. Allora l’agenzia lavora come un’unica squadra: tutti vedono gli stessi casting e candidature, nessuno fa il lavoro due volte, e il titolare mantiene il controllo di piano, impostazioni e team.
Tutto ciò che fa questa funzione, in una sola pagina: Database dell’agenzia.
