Ogni direttore del casting tiene un archivio di qualche tipo: cartelle su un disco, un foglio di calcolo con centinaia di righe, o semplicemente la memoria e le foto sul telefono. Tutto funziona finché l’elenco è breve. Quando arriva a qualche centinaio di attori, trovare «un uomo di 50–60 anni, brizzolato, con esperienza teatrale e un buon inglese» diventa un lavoro di mezza giornata.
Un buon database dei talenti risponde a questa domanda in un minuto. Ecco come costruirlo.
Un database privato
Il database dei talenti del tuo account è privato: solo tu vedi le schede che crei. Sono i tuoi documenti di lavoro — nessun altro vede le tue note dopo i provini, i tuoi tag o i contatti degli attori. Le schede contano comunque nei limiti dell’agenzia: il numero di talenti e la quota di spazio di archiviazione.
A parte c’è la ricerca talenti della piattaforma — i profili pubblici degli attori che si sono registrati da soli. I loro contatti vengono mostrati solo se l’attore ha scelto di condividerli, oppure dopo che si è candidato a uno dei tuoi casting.
Da dove arrivano le schede
- A mano — il pulsante Aggiungi talento, per gli attori con cui hai già lavorato.
- Dalle candidature — quando elabori un’e-mail o un messaggio Telegram, scegli «Aggiungi al database dell’agenzia». Le foto del messaggio passano nella scheda.
- Dopo un casting — salva subito i candidati validi che non hanno avuto il ruolo, finché ricordi perché ti erano piaciuti.
Consiglio. Non salvare solo gli attori approvati. Chi ottiene il ruolo resta comunque nella storia del progetto; è l’attrice «quasi» scelta, con un provino forte, che cercherai fra tre mesi.
Cosa tenere in una scheda
Foto. Almeno tre: un primo piano, una foto a figura intera e qualcosa di caratteristico — in costume o da un set. La prima foto diventa la foto principale, mostrata negli elenchi e nelle esportazioni. Un’immagine in cui l’attore appare «come nella vita reale» conta più di una foto patinata.
Misure. Altezza, peso, torace/vita/fianchi, taglia di abiti e scarpe, colore di occhi e capelli. Nei casting pubblicitari la taglia degli abiti spesso conta più dell’esperienza — compila questi campi anche se ti sembrano superflui.
Video. Showreel, self-tape, scene da ruoli — come file o link YouTube. Nei piani con conversione dei media i video vengono ricodificati nella qualità che scegli e l’originale resta disponibile per il download.
Documenti. Curriculum, rider, autorizzazioni dei genitori per i piccoli attori — conservati in una sezione chiusa che non si raggiunge con un link pubblico.
Biografia e competenze. Esperienza, formazione, lingue, patente, canto, sport, danza. Duplica come tag le competenze che cercherai — la ricerca funziona per nome e per tag.
I tag sono il tuo sistema di ricerca
Le misure descrivono l’aspetto; i tag tutto il resto: «dramma», «commedia», «verificato», «inglese», «canto», «poco affidabile», «ha girato in Chicco». I tag compaiono nell’elenco e permettono di cercare.
Alcune regole perché i tag siano utili:
- brevi e coerenti — decidi una volta per tutte se scrivi «ingl.» o «inglese», altrimenti la ricerca ne troverà solo la metà;
- sul lavoro, non sull’aspetto — l’aspetto ha i suoi campi e filtri;
- i progetti come tag — segna i progetti in cui qualcuno è già stato; ti evita il «ma era già con noi la scorsa stagione in un altro ruolo».
Le note dopo i provini
Una nota è ciò che ricordi di una persona e che nessuna foto mostra: «provino forte, regge bene le pause», «arriva in ritardo», «bravissimo con i bambini». Note e tag sono personali — li vedi solo tu, quindi puoi essere sincero. Scrivili subito dopo il provino: fra un mese i dettagli svaniscono.
Filtri: trovare un tipo in un minuto
Apri i filtri sopra l’elenco e restringi il database per sesso, età, altezza, taglia di abiti e scarpe, colore di occhi e capelli. Combinali con una ricerca per tag: «donne 25–32, altezza da 165, tag dramma» — e su trecento schede ne restano otto.
L’elenco filtrato si può esportare subito — in PDF per il regista o in Excel per il produttore. L’esportazione rispetta i filtri e include tutte le pagine dei risultati. Maggiori dettagli in Esportare le schede degli attori.
Riservatezza e accesso
- I contatti degli attori nel tuo database li vedi solo tu. Quando devi mostrare candidati a colleghi o a un regista, esporta una selezione e decidi tu se includere i contatti.
- Il permesso di eliminare le schede lo concede il titolare dell’agenzia. Un membro del team senza questo permesso può modificare le schede ma non eliminarle, così un clic sbagliato non ti costa mai dati.
- Spazio di archiviazione: foto, video e documenti occupano la quota del tuo piano. La pagina Spazio di archiviazione mostra cosa occupa spazio, e puoi eliminare ciò che non serve più.
Tenere il database in forma
- Aggiorna le foto degli attori attivi ogni sei mesi — l’aspetto cambia.
- Elimina i doppioni: se qualcuno è arrivato sia dal modulo sia da Telegram, tieni una sola scheda.
- Segna con un tag chi ha chiesto di non essere più contattato — e rispettalo.
In breve
Un database dei talenti si ripaga già al terzo o quarto casting, quando il tipo giusto salta fuori in un minuto invece che con un nuovo annuncio. Salva i candidati validi dopo ogni casting, compila misure e competenze, mantieni i tag coerenti e scrivi le note subito dopo i provini.
Tutto ciò che fa questa funzione, in una sola pagina: Database dell’agenzia.
