Jeder Casting-Direktor führt irgendeine Kartei: Ordner auf einer Festplatte, eine Tabelle mit Hunderten Zeilen oder einfach das Gedächtnis und Fotos auf dem Handy. Das alles funktioniert, solange die Liste klein ist. Sobald sie ein paar Hundert Darsteller umfasst, wird die Suche nach „einem Mann zwischen 50 und 60, grauhaarig, mit Bühnenerfahrung und gutem Englisch“ zur Aufgabe für einen halben Tag.
Eine gute Talent-Datenbank beantwortet diese Frage in einer Minute. So bauen Sie sie auf.
Eine private Datenbank
Die Talent-Datenbank in Ihrem Konto ist privat: Nur Sie sehen die Profile, die Sie anlegen. Sie sind Ihre Arbeitsunterlagen — niemand sonst sieht Ihre Notizen nach dem Vorsprechen, Ihre Tags oder die Kontaktdaten der Darsteller. Die Profile zählen trotzdem zu den Limits Ihrer Agentur: zur Zahl der Talente und zum Speicherkontingent.
Davon getrennt gibt es die Talentsuche der Plattform — öffentliche Profile von Darstellern, die sich selbst registriert haben. Ihre Kontaktdaten werden nur angezeigt, wenn der Darsteller sie freigegeben hat, oder nachdem er sich auf eines Ihrer Castings beworben hat.
Woher die Profile kommen
- Von Hand — über die Schaltfläche Talent hinzufügen, für Darsteller, mit denen Sie schon gearbeitet haben.
- Aus Bewerbungen — beim Bearbeiten einer E-Mail oder Telegram-Nachricht wählen Sie „Zur Agentur-Datenbank hinzufügen“. Die Fotos aus der Nachricht wandern ins Profil.
- Nach einem Casting — speichern Sie starke Kandidaten, die die Rolle nicht bekommen haben, sofort, solange Sie noch wissen, was Ihnen an ihnen gefallen hat.
Tipp. Speichern Sie nicht nur die Darsteller mit Zusage. Wer die Rolle bekommt, bleibt ohnehin in der Projekthistorie; die Schauspielerin, die es „fast“ geschafft hat und ein starkes Vorsprechen hatte, ist diejenige, die Sie in drei Monaten suchen werden.
Was in ein Profil gehört
Fotos. Mindestens drei: ein Porträt, ein Ganzkörperfoto und etwas Charakteristisches — im Kostüm oder vom Dreh. Das erste Foto wird zum Titelfoto und erscheint in Listen und Exporten. Ein Bild, auf dem der Darsteller „wie im echten Leben“ aussieht, ist wichtiger als ein Hochglanzfoto.
Maße. Größe, Gewicht, Brust-, Taillen- und Hüftumfang, Konfektions- und Schuhgröße, Augen- und Haarfarbe. Bei Werbe-Castings zählt die Konfektionsgröße oft mehr als die Erfahrung — füllen Sie diese Felder aus, auch wenn sie überflüssig erscheinen.
Video. Showreels, E-Castings, Ausschnitte aus Rollen — als Datei oder YouTube-Link. In Tarifen mit Medienkonvertierung werden Videos in der von Ihnen gewählten Qualität neu kodiert, und das Original bleibt zum Herunterladen erhalten.
Dokumente. Lebensläufe, Rider, Einverständniserklärungen der Eltern für junge Darsteller — abgelegt in einem geschlossenen Bereich, der über keinen öffentlichen Link erreichbar ist.
Biografie und Fähigkeiten. Erfahrung, Ausbildung, Sprachen, Führerschein, Gesang, Sport, Tanz. Doppeln Sie die Fähigkeiten, nach denen Sie suchen werden, als Tags — die Suche funktioniert nach Name und nach Tag.
Tags sind Ihr Suchsystem
Maße beschreiben das Aussehen, Tags alles andere: „Drama“, „Komödie“, „geprüft“, „Englisch“, „Gesang“, „unzuverlässig“, „hat bei Grain gedreht“. Tags erscheinen in der Liste, und Sie können nach ihnen suchen.
Ein paar Regeln, damit Tags nützlich sind:
- kurz und einheitlich — legen Sie einmal fest, ob Sie „Engl.“ oder „Englisch“ schreiben, sonst findet die Suche nur die Hälfte;
- über die Arbeit, nicht über das Aussehen — das Aussehen hat eigene Felder und Filter;
- Projekte als Tags — vermerken Sie, in welchen Projekten jemand schon mitgewirkt hat; das erspart Ihnen das „Der war doch letzte Staffel schon in einer anderen Rolle bei uns“.
Notizen nach dem Vorsprechen
Eine Notiz ist das, was Sie über einen Menschen wissen und was kein Foto zeigt: „starkes Vorsprechen, hält Pausen gut“, „kommt zu spät“, „toll mit Kindern“. Notizen und Tags sind persönlich — nur Sie sehen sie, Sie können also ehrlich sein. Schreiben Sie sie direkt nach dem Vorsprechen: In einem Monat verblassen die Details.
Filter: einen Typ in einer Minute finden
Öffnen Sie die Filter über der Liste und grenzen Sie die Datenbank nach Geschlecht, Alter, Größe, Konfektions- und Schuhgröße, Augen- und Haarfarbe ein. Kombinieren Sie das mit einer Tag-Suche: „Frauen 25–32, ab 165 cm, Tag Drama“ — und von dreihundert Profilen bleiben acht übrig.
Die gefilterte Liste können Sie sofort exportieren — als PDF für die Regie oder als Excel für die Produktion. Der Export berücksichtigt die Filter und umfasst alle Ergebnisseiten. Mehr dazu in Darstellerprofile exportieren.
Datenschutz und Zugriff
- Die Kontaktdaten der Darsteller in Ihrer Datenbank sehen nur Sie. Wenn Sie Kollegen oder der Regie Kandidaten zeigen müssen, exportieren Sie eine Auswahl und entscheiden selbst, ob die Kontakte mit hineinkommen.
- Das Recht, Profile zu löschen, vergibt der Inhaber der Agentur. Ein Teammitglied ohne dieses Recht kann Profile bearbeiten, aber nicht löschen — ein versehentlicher Klick kostet Sie also nie Daten.
- Speicher: Fotos, Videos und Dokumente belegen das Speicherkontingent Ihres Tarifs. Die Seite Speicher zeigt, was Platz belegt, und Sie können löschen, was Sie nicht mehr brauchen.
Die Datenbank in Form halten
- Erneuern Sie die Fotos aktiver Darsteller alle sechs Monate — das Aussehen verändert sich.
- Entfernen Sie Duplikate: Kam jemand sowohl über das Formular als auch über Telegram, behalten Sie ein Profil.
- Vergeben Sie einen Tag für alle, die nicht mehr angefragt werden möchten — und halten Sie sich daran.
Kurz gesagt
Eine Talent-Datenbank zahlt sich spätestens beim dritten oder vierten Casting aus, wenn der passende Typ in einer Minute gefunden ist statt über eine neue Ausschreibung. Speichern Sie nach jedem Casting die starken Kandidaten, füllen Sie Maße und Fähigkeiten aus, halten Sie Ihre Tags einheitlich und schreiben Sie Notizen direkt nach dem Vorsprechen.
Alles, was diese Funktion kann, auf einer Seite: Agentur-Datenbank.
