Les vrais castings sont menés en équipe : un directeur de casting, un ou deux assistants, parfois un second directeur sur un projet distinct. Si chacun tient ses propres tableurs et ses propres conversations, l’agence passe son temps à se synchroniser : « tu as répondu à cette comédienne ? », « qui a validé ce garçon ? », « où sont les fiches des figurants de dimanche ? ».
Un compte d’agence partagé fait disparaître ces questions : tout le monde voit les mêmes castings et les mêmes candidatures, et les droits décident de qui peut modifier quoi.
Comment une agence est organisée
- Une agence a un propriétaire — le directeur de casting qui l’a créée. Le propriétaire gère les paramètres, le forfait et l’équipe.
- Les membres sont d’autres directeurs de casting invités par le propriétaire. Chacun se connecte avec ses propres identifiants.
- Une personne ne peut appartenir qu’à une seule agence : castings et candidatures ne se mélangent donc jamais entre sociétés.
La page de l’agence montre tout d’un coup : les limites du forfait, la liste des membres avec leurs droits et les abonnés de la page.
Étape 1. Créez un code d’invitation
Ouvrez Agence → Codes et cliquez sur Créer un code. Vous pouvez limiter le nombre d’utilisations du code et sa durée de validité. Envoyez-le à votre collègue par le moyen de votre choix.
Astuce. Créez des codes à usage unique et de courte durée — un ou deux jours. Si un code atterrit par erreur dans un groupe de discussion, personne ne pourra s’en servir un mois plus tard. Pour plusieurs assistants, créez plusieurs codes plutôt qu’un seul code à usages multiples.
Étape 2. Votre collègue rejoint l’agence
Votre collègue s’inscrit en tant que directeur de casting, ouvre la section Agence et saisit le code dans le champ permettant de rejoindre une agence existante. Il apparaît alors dans la liste des membres, et il ne reste qu’à lui accorder des droits.
Le nombre de membres que vous pouvez inviter dépend de votre forfait — le propriétaire compte aussi. Si la limite est atteinte, le code ne fonctionne pas et votre collègue voit un message explicite.
Étape 3. Accordez des droits
Chaque membre dispose de trois interrupteurs indépendants :
| Droit | Ce qu’il permet |
|---|---|
| Peut gérer les castings | créer, modifier et supprimer les castings de l’agence |
| Peut gérer les projets | créer et modifier des projets — séries, campagnes, festivals |
| Peut supprimer des talents | supprimer des fiches de la base de talents |
Sans aucun droit, un membre voit tout de même les castings de l’agence et travaille sur les candidatures — il les consulte, les sélectionne, change leurs statuts. Les droits ne servent qu’à créer et à supprimer.
Une répartition type des rôles
Directeur de casting (propriétaire). Tous les droits, le forfait, les paramètres de la page, la connexion du bot Telegram et de la boîte mail. Valide le choix final.
Un second directeur sur un projet. Gère castings et projets — mène son propre projet en autonomie.
Assistant. Gère les castings — publie les annonces et fait le premier tri des candidatures. Pas de droit de supprimer des fiches : la suppression est irréversible et vaut mieux réservée aux plus expérimentés.
Stagiaire ou renfort sur un tournage avec figuration. Aucun droit : consulte les candidatures et attribue les statuts selon vos règles.
Les règles pour sélectionner ensemble
Les droits ne font que la moitié du travail. L’autre moitié, ce sont les accords :
- Une décision est un statut. Si un assistant trouve un candidat solide, il met « Présélectionné » au lieu d’écrire dans une conversation. Tout le monde voit le statut, et la décision ne se perd pas.
- Un casting, un responsable. Même si trois personnes examinent les candidatures, une seule répond aux acteurs et arrête la liste.
- Répondez aux candidats depuis le compte. Une réponse envoyée depuis une conversation Telegram ou un e-mail reste dans l’historique : les collègues voient que la personne a déjà reçu une réponse.
- Terminez les statuts. Ne laissez pas la moitié des candidatures « En attente » une fois l’acteur choisi : clôturez le casting, rejetez les autres — et celui qui ouvrira la liste ensuite verra tout de suite que c’est réglé.
Ce qui reste personnel
Tout n’est pas partagé dans le compte. La base de talents, les tags et les notes sont propres à chaque directeur de casting — c’est son fichier de travail, et ses collègues ne le voient pas. Pour partager des candidats, exportez une sélection en PDF ou en Excel — voir Exporter des fiches d’acteurs. Un compte Telegram personnel, si vous en avez connecté un, n’est visible que par vous.
Quand quelqu’un s’en va
Ouvrez Membres et cliquez sur Supprimer à côté du membre concerné. Il perd immédiatement l’accès aux castings et aux candidatures de l’agence, et tout ce qu’il a fait — castings, candidatures, statuts — reste à l’agence. Profitez-en pour vérifier la page des codes et supprimer les invitations inutilisées.
En bref
Invitez vos collègues avec des codes à usage unique, donnez à chacun le minimum de droits nécessaire et convenez que les décisions sont consignées par des statuts. L’agence fonctionne alors comme une seule équipe : tout le monde voit les mêmes castings et candidatures, personne ne fait le travail en double, et le propriétaire garde la maîtrise du forfait, des paramètres et de l’équipe.
Tout ce que fait cette fonction, sur une seule page : Base de l’agence.
