Pour un acteur, Telegram est la façon la plus naturelle de répondre à un casting : il voit un message dans une chaîne, écrit deux lignes et envoie photos et vidéo depuis son téléphone. Pour le directeur de casting, cela veut souvent dire le chaos dans ses messages privés. Le bot de l’agence garde la simplicité pour l’acteur et vous enlève le chaos : chaque message contenant le mot-clé du casting devient une candidature dans votre compte.

Comment ça marche

  1. Vous publiez un casting et lui donnez un mot-clé, par exemple ANNE.
  2. Dans l’annonce, vous écrivez : « Candidatez via @bot_de_votre_agence en commençant votre message par ANNE ».
  3. L’acteur écrit au bot. Le bot trouve le casting grâce au mot-clé et répond en indiquant les informations attendues.
  4. L’acteur envoie texte, photos et vidéos — en autant de messages qu’il le souhaite.
  5. Quand il appuie sur Terminé (ou se tait simplement quelques minutes), la candidature est finalisée et apparaît dans votre boîte de réception Telegram et dans la liste des candidatures du casting.
La boîte de réception Telegram du directeur de casting
Boîte de réception Telegram : chaque message indique son expéditeur et le casting auquel il a été rattaché

Étape 1. Créez un bot avec BotFather

Dans Telegram, ouvrez le bot officiel @BotFather, envoyez /newbot et suivez les instructions : saisissez un nom affiché (les acteurs le verront, par exemple « Nova Casting ») et un nom d’utilisateur qui doit se terminer par bot. BotFather vous renvoie un token — une longue chaîne du type 123456789:AA…. Copiez-le.

Astuce. Choisissez un nom d’utilisateur court et facile à retenir — on le tapera à la main : @novacasting_bot vaut mieux que @nova_casting_agency_paris_official_bot. Donnez au bot le logo de votre agence comme photo (/setuserpic dans BotFather) pour que les acteurs voient qu’ils écrivent à une vraie agence.

Étape 2. Connectez le bot à votre compte

Allez dans Castings → Boîte de réception Telegram → Paramètres du bot, collez le token et enregistrez. Le système vérifie le token et enregistre lui-même le webhook — l’adresse à laquelle Telegram envoie les messages. Quand tout va bien, la carte « Bot actif » affiche le statut Enregistré.

Les paramètres du bot Telegram
Trois étapes de configuration et la carte du bot actif avec l’état de son webhook

Étape 3. Activez les candidatures pour le casting

Ouvrez le casting en modification et remplissez le mot-clé. Ce seul champ active deux canaux à la fois — Telegram et l’e-mail ; videz-le pour désactiver la réception. Les mots-clés sont uniques sur toute la plateforme : si un mot est déjà pris par un autre casting, on vous en demandera un autre — ajoutez par exemple le nom du projet : ANNE-VENT.

Un bon mot-clé est :

  • court — un seul mot, sans espace : ANNE, CAFE, PERE ;
  • reconnaissable — lié au rôle et facile à retenir à la lecture de l’annonce ;
  • pas un mot courant — « casting » ou « bonjour » figurent dans tous les messages et les rattacheraient au mauvais rôle.

La casse n’a pas d’importance : anne, Anne et ANNE fonctionnent de la même façon.

Les candidatures en plusieurs messages

Les acteurs envoient rarement tout d’un coup. D’abord « Bonjour, pour le casting ANNE », puis des photos, puis un lien vers une vidéo, puis « oups, j’ai oublié ma taille ». Le bot réunit tout dans une seule candidature jusqu’à ce que l’acteur appuie sur Terminé.

S’il n’appuie pas, la clôture automatique prend le relais : après une pause (10 minutes par défaut), la candidature est envoyée d’elle-même. La pause se règle de 1 minute à une journée entière. Pour les castings qui demandent des self-tapes vidéo, allongez-la — envoyer une vidéo lourde depuis un téléphone prend du temps.

Échangez avec l’acteur depuis votre compte

La page d’une candidature Telegram, c’est toute la conversation. À gauche, tous les messages du candidat avec photos et vidéos ; à droite, le formulaire de traitement : créer une candidature au casting, ajouter la personne à votre base de talents, ou les deux.

Une conversation avec un acteur sur Telegram
La conversation à gauche, le formulaire à droite : cochez des messages et transformez-les en fiche

Vous pouvez répondre directement sur place — le message part du bot dans la même conversation. « Pourriez-vous envoyer une photo en pied ? » — et le lot de médias suivant est rattaché à la même candidature.

Les messages sans mot-clé

Tout le monde ne suit pas les consignes. Un message sans mot-clé n’est pas perdu : il arrive dans l’onglet Non trié. Si l’expéditeur a déjà une candidature à un casting, les photos et vidéos qu’il envoie y sont rattachées automatiquement. Sinon, c’est vous qui décidez : relier le message à un casting, ajouter la personne à votre base ou le supprimer.

Le traitement automatique

Pour les castings de masse — figuration, événements promotionnels, publicités avec des centaines de réponses — activez le Traitement automatique (IA) pour le casting. Une fois la candidature finalisée, l’IA répartit le texte du message dans les champs du formulaire (nom, âge, taille, téléphone), et les photos et vidéos sont jointes à la candidature. Il ne vous reste qu’à sélectionner. Les détails dans La reconnaissance des candidatures de casting par l’IA.

Pourquoi un bot et pas un compte personnel

Vous pouvez aussi connecter votre compte Telegram personnel — c’est pratique pour lire et répondre à vos messages privés depuis votre compte. Mais pour une réception en masse, un bot est plus fiable :

  • aucun risque de blocage — les bots sont faits pour parler à des inconnus, alors qu’automatiser ainsi un compte personnel peut valoir des restrictions à votre numéro ;
  • des limites plus élevées — un bot absorbe l’afflux de réponses des premières heures après la publication ;
  • la stabilité — le token d’un bot ne dépend ni de votre téléphone ni de la double authentification ;
  • des boutons et des menus — Terminé, l’abonnement aux annonces de castings via /start et des indications sur la façon de candidater.

Liste de vérification avant de publier un casting

  • Le bot est connecté et l’état du webhook est Enregistré.
  • Le casting a un mot-clé unique.
  • L’annonce mentionne le nom d’utilisateur du bot et le mot-clé.
  • La pause de clôture automatique correspond au volume de médias attendu.
  • Envoyez au bot un message de test depuis votre propre compte et vérifiez que la candidature apparaît.

En bref

Un bot Telegram transforme le canal préféré des acteurs en une file ordonnée de candidatures. Créez le bot en deux minutes avec BotFather, collez le token dans les paramètres, donnez un mot-clé au casting — et chaque réponse, photos et vidéos comprises, arrive au même endroit que les candidatures de votre site.

Tout ce que fait cette fonction, sur une seule page : Candidatures Telegram et e-mail.