L’e-mail è un canale a cui nessuna agenzia di casting può rinunciare. Da lì arrivano i profili degli agenti che rappresentano più attori insieme, i self-tape di interpreti esperti che non amano compilare moduli e i messaggi dei genitori di piccoli attori. Il problema non sono le e-mail in sé, ma il fatto che vivono separate da tutte le altre candidature.
La ricezione via e-mail risolve questo: il sistema legge la tua casella, trova le e-mail che riguardano i casting aperti e le mette nella stessa coda delle risposte dal sito e da Telegram.
Cosa ti serve
- Una casella dedicata ai casting — per esempio
casting@tua-agenzia.it. Non collegare la tua posta personale: il sistema passerebbe in rassegna tutta la tua posta in arrivo. - Accesso IMAP — supportato da Gmail, Outlook e quasi tutti i server di posta aziendali.
- Un piano con ricezione via e-mail — questa funzione è disponibile nei piani a pagamento.
Passo 1. Collega la casella via IMAP
Apri Casting → Posta in arrivo e-mail → Impostazioni IMAP e compila:
| Campo | Cosa inserire | Esempio |
|---|---|---|
| Server IMAP | il tuo server di posta in arrivo | imap.gmail.com |
| Porta | di solito 993 per SSL | 993 |
| Login (e-mail) | l’indirizzo completo della casella | casting@agenzia.it |
| Password | una password per le app (vedi sotto) | •••••••• |
| Crittografia | SSL | SSL |
| Cartella | da dove leggere la posta | INBOX |
Consiglio per Gmail e Outlook. Questi servizi non fanno entrare le app esterne con la tua password abituale. Attiva la verifica in due passaggi e crea una password per le app nelle impostazioni di sicurezza dell’account — è quella che va nel campo Password. La password principale della tua posta non viene salvata da nessuna parte.
Passo 2. Assegna una parola chiave al casting
Un’e-mail viene collegata a un casting tramite la sua parola chiave — la stessa usata per Telegram. Il sistema la cerca nell’oggetto e nel testo, senza distinguere maiuscole e minuscole. Chiedila nell’annuncio: «Oggetto: PADRE — nome e cognome».
Se hai più casting aperti, ognuno ha bisogno della propria parola. Un’e-mail che non contiene alcuna parola chiave finisce nella scheda Non ordinato, da gestire a mano.
Ogni quanto viene controllata la posta
La casella viene controllata automaticamente ogni 5 minuti. Se aspetti un’e-mail importante proprio adesso, fai clic su Raccogli le e-mail: il sistema scarica subito la nuova posta e ti dice quante e-mail sono state collegate a un casting, quante sono rimaste non ordinate e quante erano doppioni.
I doppioni vengono scartati automaticamente: la stessa e-mail non diventa mai due candidature, anche se è stata inoltrata di nuovo o la casella è stata controllata due volte.
Allegati e link
Foto, video e documenti allegati vengono salvati con la candidatura e contano nello spazio di archiviazione dell’agenzia. I link a video e foto nel testo — YouTube, Vimeo, cloud — restano link: il sistema non li scarica, ma li mostra accanto alla candidatura così li apri con un clic.
Consiglio. Chiedi di inviare i video come link e non come allegato. Molti server di posta rifiutano semplicemente un messaggio con un video da 300 MB, mentre un link arriva sempre.
Dall’e-mail alla scheda
Apri un’e-mail: a sinistra c’è il contenuto, a destra il modulo di elaborazione. Scegli cosa fare:
- Crea candidatura di casting — i dati dell’e-mail diventano una candidatura completa con i campi del casting;
- Aggiungi al database dell’agenzia — la persona viene salvata nel tuo database dei talenti per i progetti futuri;
- oppure entrambe le cose.
Non devi copiare a mano nomi, età e numeri di telefono: il pulsante Compila con l’IA legge l’e-mail e compila il modulo — tu controlli soltanto. E se attivi l’elaborazione automatica con l’IA per il casting, le e-mail diventano candidature senza alcun intervento da parte tua. I dettagli in Riconoscimento delle candidature di casting con l’IA.
Rispondi al candidato dal tuo account
Sotto l’e-mail c’è il blocco Conversazione. Scrivi una risposta: parte verso l’indirizzo del mittente con l’oggetto «Re: …», e la cronologia resta nel tuo account. Così un assistente vede che al candidato è già stato risposto e non gli scrive una seconda volta.
E-mail di agenti con più attori
Un agente può inviare una sola e-mail con i profili di tre attori. Elaborala più volte: ogni volta scegli le foto giuste tra gli allegati e compila i dati di una sola persona. Dopo il primo passaggio l’e-mail prende lo stato «Revisionato» ma resta nella posta in arrivo — riaprila e registra l’attore successivo.
Domande frequenti
Le e-mail vengono segnate come lette nella mia casella? No. Il sistema legge le e-mail senza cambiarne lo stato nella casella: ricorda quando ha controllato l’ultima volta e prende solo ciò che è arrivato dopo. Il tuo programma di posta resta esattamente com’era.
Tutto il team può condividere una casella? Le impostazioni IMAP appartengono a un direttore del casting, ma le candidature finiscono nei casting dell’agenzia, quindi le vede ogni membro del team con accesso ai casting.
E se un’e-mail contiene le parole chiave di due casting? Viene collegata al primo casting aperto che corrisponde. Se è quello sbagliato, puoi scegliere il casting durante l’elaborazione.
In breve
Collega via IMAP una casella dedicata con una password per le app, assegna parole chiave ai tuoi casting e chiedi di scriverle nell’oggetto. Al resto pensa il sistema: controlla la posta ogni 5 minuti, collega le e-mail ai ruoli, scarta i doppioni e conserva gli allegati — e tu lavori con le candidature, non con una casella di posta.
Tutto ciò che fa questa funzione, in una sola pagina: Candidature da Telegram ed email.
