E-mail to kanał, z którego żadna agencja castingowa nie może zrezygnować. Przychodzą nim profile od agentów reprezentujących kilku aktorów naraz, self-tape’y doświadczonych wykonawców, którzy nie lubią wypełniać formularzy, i wiadomości od rodziców dziecięcych aktorów. Problemem nie są same e-maile, tylko to, że żyją osobno od wszystkich innych zgłoszeń.
Przyjmowanie zgłoszeń przez e-mail to rozwiązuje: system czyta Twoją skrzynkę, znajduje maile dotyczące otwartych castingów i wstawia je do tej samej kolejki co odpowiedzi ze strony i z Telegrama.
Czego potrzebujesz
- Osobnej skrzynki na castingi — na przykład
casting@twoja-agencja.pl. Nie podłączaj prywatnej poczty: system przeglądałby całą Twoją pocztę przychodzącą. - Dostępu IMAP — obsługują go Gmail, Outlook i niemal każdy firmowy serwer pocztowy.
- Planu z przyjmowaniem zgłoszeń przez e-mail — ta funkcja jest dostępna w planach płatnych.
Krok 1. Podłącz skrzynkę przez IMAP
Otwórz Castingi → Skrzynka e-mail → Ustawienia IMAP i wypełnij:
| Pole | Co wpisać | Przykład |
|---|---|---|
| Serwer IMAP | Twój serwer poczty przychodzącej | imap.gmail.com |
| Port | zwykle 993 dla SSL | 993 |
| Login (e-mail) | pełny adres skrzynki | casting@agencja.pl |
| Hasło | hasło aplikacji (zobacz niżej) | •••••••• |
| Szyfrowanie | SSL | SSL |
| Folder | skąd czytać pocztę | INBOX |
Wskazówka dla Gmaila i Outlooka. Te usługi nie wpuszczają zewnętrznych aplikacji na zwykłe hasło. Włącz weryfikację dwuetapową i utwórz hasło aplikacji w ustawieniach bezpieczeństwa konta — to ono trafia do pola Hasło. Główne hasło do poczty nigdzie nie jest przechowywane.
Krok 2. Nadaj castingowi słowo kluczowe
E-mail jest przypisywany do castingu po słowie kluczowym — tym samym co na Telegramie. System szuka go w temacie i treści, bez względu na wielkość liter. Poproś o nie w ogłoszeniu: „Temat: OJCIEC — imię i nazwisko”.
Jeśli masz kilka otwartych castingów, każdy potrzebuje własnego słowa. E-mail bez żadnego słowa kluczowego trafia do zakładki Nieposortowane i obsługujesz go ręcznie.
Jak często sprawdzana jest poczta
Skrzynka jest sprawdzana automatycznie co 5 minut. Jeśli właśnie czekasz na ważny e-mail, kliknij Pobierz e-maile — system od razu pobierze nową pocztę i pokaże, ile e-maili przypisał do castingów, ile zostało nieposortowanych, a ile okazało się duplikatami.
Duplikaty są odrzucane automatycznie: ten sam e-mail nigdy nie staje się dwoma zgłoszeniami, nawet jeśli został ponownie przekazany albo skrzynka została sprawdzona dwa razy.
Załączniki i linki
Zdjęcia, wideo i dokumenty z załączników są zapisywane razem ze zgłoszeniem i wliczają się do przestrzeni dyskowej agencji. Linki do wideo i zdjęć w treści — YouTube, Vimeo, dyski w chmurze — pozostają linkami: system ich nie pobiera, ale pokazuje je obok zgłoszenia, żebyś otworzył je jednym kliknięciem.
Wskazówka. Proś o przesyłanie wideo jako linku, a nie załącznika. Wiele serwerów pocztowych po prostu odrzuca wiadomość z wideo o rozmiarze 300 MB, a link dociera zawsze.
Od e-maila do karty
Otwórz e-mail: po lewej jest jego treść, po prawej formularz przetwarzania. Wybierz, co zrobić:
- Utwórz zgłoszenie castingowe — dane z maila stają się pełnym zgłoszeniem z polami castingu;
- Dodaj do bazy agencji — osoba zostaje zapisana w bazie talentów na potrzeby przyszłych projektów;
- albo jedno i drugie naraz.
Nie musisz ręcznie przepisywać imion, wieku i numerów telefonów: przycisk Wypełnij przez AI czyta e-mail i wypełnia formularz — Ty tylko sprawdzasz. A jeśli włączysz dla castingu automatyczne przetwarzanie przez AI, e-maile staną się zgłoszeniami bez żadnego Twojego udziału. Szczegóły w artykule Rozpoznawanie zgłoszeń castingowych przez AI.
Odpowiedz kandydatowi z poziomu konta
Pod e-mailem jest blok Korespondencja. Napisz odpowiedź — trafi na adres nadawcy z tematem „Re: …”, a historia zostanie na Twoim koncie. Dzięki temu asystent widzi, że kandydat dostał już odpowiedź, i nie pisze do niego drugi raz.
E-maile od agentów z kilkoma aktorami
Agent może wysłać jeden e-mail z profilami trzech aktorów. Przetwórz go kilka razy: za każdym razem wybierz właściwe zdjęcia z załączników i wypełnij dane jednej osoby. Po pierwszym przejściu e-mail dostaje status „Przejrzane”, ale zostaje w skrzynce — otwórz go ponownie i zapisz kolejnego aktora.
Najczęstsze pytania
Czy e-maile są oznaczane w mojej skrzynce jako przeczytane? Nie. System czyta e-maile bez zmiany ich statusu w skrzynce: zapamiętuje czas ostatniego sprawdzenia i pobiera tylko to, co przyszło później. Twój program pocztowy zostaje dokładnie taki, jaki był.
Czy cały zespół może korzystać z jednej skrzynki? Ustawienia IMAP należą do jednego reżysera castingu, ale zgłoszenia trafiają do castingów agencji, więc widzi je każdy członek zespołu z dostępem do castingów.
Co, jeśli e-mail zawiera słowa kluczowe dwóch castingów? Zostanie przypisany do pierwszego pasującego otwartego castingu. Jeśli to nie ten, możesz wybrać casting podczas przetwarzania.
W skrócie
Podłącz osobną skrzynkę przez IMAP z hasłem aplikacji, nadaj castingom słowa kluczowe i proś, żeby wpisywać je w temat. Resztą zajmie się system: co 5 minut sprawdzi pocztę, przypisze e-maile do ról, odrzuci duplikaty i zachowa załączniki — a Ty pracujesz ze zgłoszeniami, a nie ze skrzynką.
Wszystko, co robi ta funkcja, na jednej stronie: Zgłoszenia z Telegrama i poczty.
