Jak zbudować bazę talentów agencji, z której naprawdę chce się korzystać

Każdy reżyser castingu prowadzi jakąś kartotekę: foldery na dysku, arkusz z setkami wierszy albo po prostu pamięć i zdjęcia w telefonie. Wszystko to działa, dopóki lista jest krótka. Gdy dochodzi do kilkuset aktorów, znalezienie „mężczyzny w wieku 50–60 lat, siwiejącego, z doświadczeniem scenicznym i dobrym angielskim” staje się zadaniem na pół dnia.

Dobra baza talentów odpowiada na to pytanie w minutę. Oto jak ją zbudować.

Prywatna baza

Baza talentów na Twoim koncie jest prywatna: karty, które tworzysz, widzisz tylko Ty. To Twoje dokumenty robocze — nikt inny nie widzi notatek po zdjęciach próbnych, tagów ani kontaktów aktorów. Karty i tak wliczają się do limitów agencji: liczby talentów i limitu przestrzeni dyskowej.

Osobno jest wyszukiwanie talentów na platformie — publiczne profile aktorów, którzy zarejestrowali się sami. Ich kontakty są widoczne tylko wtedy, gdy aktor zdecydował się je udostępnić, albo po tym, jak zgłosił się do jednego z Twoich castingów.

Skąd biorą się karty

1. Ręcznie — przycisk Dodaj talent, dla aktorów, z którymi już pracowałeś.
2. Ze zgłoszeń — przy przetwarzaniu e-maila albo wiadomości z Telegrama wybierz „Dodaj do bazy agencji”. Zdjęcia z wiadomości trafią do karty.
3. Po castingu — od razu zapisz mocnych kandydatów, którzy nie dostali roli, póki pamiętasz, co Ci się w nich podobało.

Wskazówka. Nie zapisuj tylko zatwierdzonych aktorów. Ten, kto dostał rolę, i tak zostaje w historii projektu; to tej aktorki, która „prawie” przeszła i miała świetne zdjęcia próbne, będziesz szukać za trzy miesiące.

Co trzymać w karcie

Zdjęcia. Co najmniej trzy: portret, zdjęcie całej sylwetki i coś charakterystycznego — w kostiumie albo z planu. Pierwsze zdjęcie staje się zdjęciem głównym, widocznym na listach i w eksportach. Zdjęcie, na którym aktor wygląda „jak w życiu”, jest ważniejsze niż wypolerowana sesja.

Wymiary. Wzrost, waga, biust/talia/biodra, rozmiar ubrania i buta, kolor oczu i włosów. W castingach reklamowych rozmiar ubrania często liczy się bardziej niż doświadczenie — wypełniaj te pola, nawet jeśli wydają się zbędne.

Wideo. Showreele, self-tape’y, fragmenty ról — jako plik albo link do YouTube. W planach z konwersją multimediów wideo jest przekodowywane w wybranej przez Ciebie jakości, a oryginał pozostaje do pobrania.

Dokumenty. CV, ridery, zgody rodziców dla dziecięcych aktorów — przechowywane w zamkniętej sekcji, do której nie da się dotrzeć przez publiczny link.

Biografia i umiejętności. Doświadczenie, wykształcenie, języki, prawo jazdy, śpiew, sport, taniec. Umiejętności, po których będziesz szukać, zduplikuj jako tagi — wyszukiwanie działa po imieniu i po tagu.

Tagi to Twój system wyszukiwania

Wymiary opisują wygląd, a tagi wszystko inne: „dramat”, „komedia”, „sprawdzony”, „angielski”, „śpiew”, „niesłowny”, „grał w Ziarnie”. Tagi są widoczne na liście i można po nich szukać.

Kilka zasad, dzięki którym tagi naprawdę pomagają:

• krótkie i spójne — raz zdecyduj, czy piszesz „ang.” czy „angielski”, inaczej wyszukiwanie znajdzie tylko połowę;
• o pracy, nie o wyglądzie — wygląd ma swoje pola i filtry;
• projekty jako tagi — zaznaczaj, w jakich projektach ktoś już był; oszczędzi Ci to „przecież był u nas w zeszłym sezonie w innej roli”.

Notatki po zdjęciach próbnych

Notatka to to, co pamiętasz o człowieku, a czego nie pokaże żadne zdjęcie: „mocne zdjęcia próbne, dobrze trzyma pauzę”, „spóźnia się”, „świetnie radzi sobie z dziećmi”. Notatki i tagi są osobiste — widzisz je tylko Ty, więc możesz być szczery. Pisz je zaraz po zdjęciach próbnych: za miesiąc szczegóły się zatrą.

Filtry: znajdź typ w minutę

Otwórz filtry nad listą i zawęź bazę według płci, wieku, wzrostu, rozmiaru ubrania i buta, koloru oczu i włosów. Połącz to z wyszukiwaniem po tagu: „kobiety 25–32, wzrost od 165, tag dramat” — i z trzystu kart zostaje osiem.

Przefiltrowaną listę możesz od razu wyeksportować — do PDF dla reżysera albo do Excela dla producenta. Eksport uwzględnia filtry i obejmuje wszystkie strony wyników. Więcej w artykule Eksport kart aktorów.

Prywatność i dostęp

• Kontakty aktorów w Twojej bazie widzisz tylko Ty. Gdy musisz pokazać kandydatów współpracownikom albo reżyserowi, wyeksportuj wybór i sam zdecyduj, czy trafią do niego kontakty.
• Prawo do usuwania kart nadaje właściciel agencji. Członek zespołu bez tego prawa może edytować karty, ale nie może ich usuwać, więc przypadkowe kliknięcie nigdy nie kosztuje Cię danych.
• Przestrzeń dyskowa: zdjęcia, wideo i dokumenty zajmują limit Twojego planu. Strona Przestrzeń dyskowa pokazuje, co zajmuje miejsce, i pozwala usunąć to, czego już nie potrzebujesz.

Jak utrzymać bazę w formie

• Odświeżaj zdjęcia aktywnych aktorów co pół roku — wygląd się zmienia.
• Usuwaj duplikaty: jeśli ktoś przyszedł i przez formularz, i przez Telegram, zostaw jedną kartę.
• Otaguj osoby, które prosiły, żeby więcej ich nie zapraszać — i szanuj to.

W skrócie

Baza talentów zwraca się już przy trzecim, czwartym castingu, gdy właściwy typ znajduje się w minutę, a nie dzięki nowemu ogłoszeniu. Po każdym castingu zapisuj mocnych kandydatów, uzupełniaj wymiary i umiejętności, trzymaj spójne tagi i pisz notatki zaraz po zdjęciach próbnych.

Wszystko, co robi ta funkcja, na jednej stronie: Baza agencji.