E-Mail ist ein Kanal, auf den keine Casting-Agentur verzichten kann. Über ihn kommen Profile von Agenturen, die mehrere Darsteller zugleich vertreten, E-Castings erfahrener Schauspieler, die ungern Formulare ausfüllen, und Nachrichten von Eltern junger Darsteller. Das Problem sind nicht die E-Mails selbst — sondern dass sie getrennt von allen anderen Bewerbungen liegen.
Die E-Mail-Annahme löst das: Das System liest Ihr Postfach, findet die E-Mails, die zu offenen Castings gehören, und stellt sie in dieselbe Warteschlange wie die Antworten von Ihrer Website und aus Telegram.
Was Sie brauchen
- Ein eigenes Casting-Postfach — zum Beispiel
casting@ihre-agentur.de. Verbinden Sie nicht Ihr privates Postfach: Das System würde Ihre gesamte eingehende Post durchsehen. - IMAP-Zugang — unterstützt von Gmail, Outlook und fast jedem geschäftlichen Mailserver.
- Ein Tarif mit E-Mail-Annahme — diese Funktion ist in den kostenpflichtigen Tarifen enthalten.
Schritt 1. Das Postfach per IMAP verbinden
Öffnen Sie Castings → E-Mail-Posteingang → IMAP-Einstellungen und füllen Sie aus:
| Feld | Was eintragen | Beispiel |
|---|---|---|
| IMAP-Server | Ihr Server für eingehende Post | imap.gmail.com |
| Port | meist 993 für SSL | 993 |
| Login (E-Mail) | die vollständige Adresse des Postfachs | casting@agentur.de |
| Passwort | ein App-Passwort (siehe unten) | •••••••• |
| Verschlüsselung | SSL | SSL |
| Ordner | aus welchem Ordner gelesen wird | INBOX |
Tipp für Gmail und Outlook. Diese Dienste lassen Drittanwendungen nicht mit Ihrem normalen Passwort herein. Schalten Sie die Bestätigung in zwei Schritten ein und erstellen Sie in den Sicherheitseinstellungen Ihres Kontos ein App-Passwort — dieses gehört ins Feld Passwort. Ihr Hauptpasswort für die E-Mail wird nirgends gespeichert.
Schritt 2. Dem Casting ein Stichwort geben
Eine E-Mail wird einem Casting über das Stichwort zugeordnet — dasselbe wie bei Telegram. Das System sucht es im Betreff und im Text, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung. Bitten Sie in der Ausschreibung darum: „Betreff: VATER — Vor- und Nachname“.
Wenn Sie mehrere offene Castings haben, braucht jedes ein eigenes Wort. Eine E-Mail ohne jedes Stichwort landet im Tab Unsortiert, den Sie von Hand bearbeiten.
Wie oft das Postfach abgerufen wird
Das Postfach wird automatisch alle 5 Minuten abgerufen. Wenn Sie gerade eine wichtige E-Mail erwarten, klicken Sie auf E-Mails abrufen — das System holt sofort die neue Post und zeigt, wie viele E-Mails Castings zugeordnet wurden, wie viele unsortiert geblieben sind und wie viele Duplikate waren.
Duplikate werden automatisch verworfen: Dieselbe E-Mail wird nie zu zwei Bewerbungen, auch wenn sie erneut weitergeleitet oder das Postfach zweimal abgerufen wurde.
Anhänge und Links
Fotos, Videos und Dokumente aus Anhängen werden mit der Bewerbung gespeichert und zählen zum Speicher Ihrer Agentur. Video- und Fotolinks im Text — YouTube, Vimeo, Cloud-Speicher — bleiben Links: Das System lädt sie nicht herunter, zeigt sie aber neben der Bewerbung an, sodass Sie sie mit einem Klick öffnen.
Tipp. Bitten Sie darum, Videos als Link statt als Anhang zu schicken. Viele Mailserver lehnen eine Nachricht mit einem 300-MB-Video einfach ab, ein Link kommt dagegen immer an.
Von der E-Mail zum Profil
Öffnen Sie eine E-Mail: Links steht ihr Inhalt, rechts das Bearbeitungsformular. Wählen Sie, was passieren soll:
- Casting-Bewerbung erstellen — die Angaben aus der E-Mail werden zu einer vollständigen Bewerbung mit den Feldern des Castings;
- Zur Agentur-Datenbank hinzufügen — die Person wird für künftige Projekte in Ihrer Talent-Datenbank gespeichert;
- oder beides zugleich.
Namen, Alter und Telefonnummern müssen Sie nicht abtippen: Die Schaltfläche Mit KI ausfüllen liest die E-Mail und füllt das Formular aus — Sie prüfen nur noch. Und wenn Sie für das Casting die KI-Autoverarbeitung einschalten, werden E-Mails ganz ohne Ihr Zutun zu Bewerbungen. Details in KI-Erkennung von Casting-Bewerbungen.
Dem Kandidaten aus Ihrem Konto antworten
Unter der E-Mail gibt es den Bereich Konversation. Schreiben Sie eine Antwort — sie geht mit dem Betreff „Re: …“ an die Adresse des Absenders, und der Verlauf bleibt in Ihrem Konto. So sieht eine Assistenz, dass dem Kandidaten schon geantwortet wurde, und schreibt nicht ein zweites Mal.
E-Mails von Agenturen mit mehreren Darstellern
Eine Agentur schickt vielleicht eine E-Mail mit den Profilen von drei Darstellern. Bearbeiten Sie sie mehrmals: Wählen Sie jedes Mal die passenden Fotos aus den Anhängen und tragen Sie die Angaben einer Person ein. Nach dem ersten Durchgang erhält die E-Mail den Status „Geprüft“, bleibt aber im Posteingang — öffnen Sie sie erneut und erfassen Sie den nächsten Darsteller.
Häufige Fragen
Werden E-Mails in meinem Postfach als gelesen markiert? Nein. Das System liest die E-Mails, ohne ihren Status im Postfach zu ändern: Es merkt sich den Zeitpunkt des letzten Abrufs und nimmt nur, was seitdem eingegangen ist. Ihr E-Mail-Programm bleibt genau so, wie es war.
Kann das ganze Team ein Postfach teilen? Die IMAP-Einstellungen gehören einem Casting-Direktor, die Bewerbungen landen aber in den Castings der Agentur — jedes Teammitglied mit Zugriff auf die Castings sieht sie.
Und wenn eine E-Mail die Stichwörter zweier Castings enthält? Sie wird dem ersten offenen Casting zugeordnet, das passt. Ist es das falsche, wählen Sie das Casting bei der Bearbeitung selbst.
Kurz gesagt
Verbinden Sie ein eigenes Postfach per IMAP mit einem App-Passwort, geben Sie Ihren Castings Stichwörter und bitten Sie darum, sie in den Betreff zu schreiben. Den Rest übernimmt das System: Es ruft alle 5 Minuten die Post ab, ordnet E-Mails den Rollen zu, verwirft Duplikate und bewahrt Anhänge auf — und Sie arbeiten mit Bewerbungen statt mit einem Postfach.
Alles, was diese Funktion kann, auf einer Seite: Bewerbungen per Telegram und E-Mail.
