L’e-mail est un canal auquel aucune agence de casting ne peut renoncer. Il apporte les profils d’agents qui représentent plusieurs acteurs à la fois, les self-tapes de comédiens expérimentés qui n’aiment pas remplir de formulaires, et les messages de parents d’enfants acteurs. Le problème, ce ne sont pas les e-mails eux-mêmes : c’est qu’ils vivent à l’écart de toutes les autres candidatures.
La réception par e-mail règle cela : le système lit votre boîte, repère les e-mails qui concernent des castings ouverts et les place dans la même file que les réponses venues de votre site et de Telegram.
Ce qu’il vous faut
- Une boîte dédiée aux castings — par exemple
casting@votre-agence.fr. Ne connectez pas votre messagerie personnelle : le système parcourrait tout votre courrier entrant. - Un accès IMAP — pris en charge par Gmail, Outlook et presque tous les serveurs de messagerie professionnels.
- Un forfait avec réception par e-mail — cette fonction est disponible dans les forfaits payants.
Étape 1. Connectez la boîte en IMAP
Ouvrez Castings → Boîte de réception e-mail → Paramètres IMAP et remplissez :
| Champ | Ce qu’il faut saisir | Exemple |
|---|---|---|
| Serveur IMAP | votre serveur de courrier entrant | imap.gmail.com |
| Port | généralement 993 pour SSL | 993 |
| Identifiant (e-mail) | l’adresse complète de la boîte | casting@agence.fr |
| Mot de passe | un mot de passe d’application (voir ci-dessous) | •••••••• |
| Chiffrement | SSL | SSL |
| Dossier | d’où lire le courrier | INBOX |
Astuce pour Gmail et Outlook. Ces services n’acceptent pas les applications tierces avec votre mot de passe habituel. Activez la validation en deux étapes et créez un mot de passe d’application dans les paramètres de sécurité de votre compte — c’est lui qui va dans le champ Mot de passe. Le mot de passe principal de votre messagerie n’est stocké nulle part.
Étape 2. Donnez un mot-clé au casting
Un e-mail est rattaché à un casting grâce à son mot-clé — le même que pour Telegram. Le système le cherche dans l’objet et le corps du message, sans tenir compte de la casse. Demandez-le dans l’annonce : « Objet : PERE — prénom et nom ».
Si vous avez plusieurs castings ouverts, chacun doit avoir son propre mot. Un e-mail qui ne contient aucun mot-clé arrive dans l’onglet Non trié, que vous traitez à la main.
À quelle fréquence la boîte est consultée
La boîte est consultée automatiquement toutes les 5 minutes. Si vous attendez un e-mail important à l’instant, cliquez sur Collecter les e-mails : le système récupère immédiatement le nouveau courrier et vous indique combien d’e-mails ont été rattachés à des castings, combien sont restés non triés et combien étaient des doublons.
Les doublons sont écartés automatiquement : un même e-mail ne devient jamais deux candidatures, même s’il a été transféré à nouveau ou si la boîte a été consultée deux fois.
Pièces jointes et liens
Les photos, vidéos et documents joints sont enregistrés avec la candidature et comptent dans le stockage de votre agence. Les liens vers des vidéos et des photos dans le corps du message — YouTube, Vimeo, espaces de stockage en ligne — restent des liens : le système ne les télécharge pas, mais les affiche à côté de la candidature pour que vous les ouvriez en un clic.
Astuce. Demandez d’envoyer les vidéos sous forme de lien plutôt qu’en pièce jointe. Beaucoup de serveurs refusent tout simplement un message avec une vidéo de 300 Mo, alors qu’un lien passe toujours.
De l’e-mail à la fiche
Ouvrez un e-mail : son contenu est à gauche, le formulaire de traitement à droite. Choisissez quoi faire :
- Créer une candidature de casting — les données de l’e-mail deviennent une candidature complète avec les champs du casting ;
- Ajouter à la base de l’agence — la personne est enregistrée dans votre base de talents pour de futurs projets ;
- ou les deux à la fois.
Inutile de recopier à la main noms, âges et numéros de téléphone : le bouton Remplir avec l’IA lit l’e-mail et remplit le formulaire — vous n’avez plus qu’à vérifier. Et si vous activez le traitement automatique par l’IA pour le casting, les e-mails deviennent des candidatures sans la moindre action de votre part. Les détails dans La reconnaissance des candidatures de casting par l’IA.
Répondez au candidat depuis votre compte
Sous l’e-mail se trouve un bloc Conversation. Rédigez une réponse : elle part à l’adresse de l’expéditeur avec l’objet « Re: … », et l’historique reste dans votre compte. Un assistant voit ainsi que le candidat a déjà reçu une réponse et ne lui écrit pas une seconde fois.
Les e-mails d’agents avec plusieurs acteurs
Un agent peut envoyer un seul e-mail avec les profils de trois acteurs. Traitez-le plusieurs fois : à chaque passage, choisissez les bonnes photos parmi les pièces jointes et remplissez les données d’une seule personne. Après le premier passage, l’e-mail prend le statut « Révisé » mais reste dans la boîte de réception — rouvrez-le et enregistrez l’acteur suivant.
Questions fréquentes
Les e-mails sont-ils marqués comme lus dans ma boîte ? Non. Le système lit les e-mails sans modifier leur statut dans la boîte : il retient la date de sa dernière consultation et ne prend que ce qui est arrivé depuis. Votre client de messagerie reste exactement tel qu’il était.
Toute l’équipe peut-elle partager une même boîte ? Les paramètres IMAP appartiennent à un directeur de casting, mais les candidatures arrivent dans les castings de l’agence : tous les membres qui ont accès aux castings les voient.
Et si un e-mail contient les mots-clés de deux castings ? Il est rattaché au premier casting ouvert qui correspond. Si ce n’est pas le bon, vous pouvez choisir le casting au moment du traitement.
En bref
Connectez une boîte dédiée en IMAP avec un mot de passe d’application, donnez des mots-clés à vos castings et demandez qu’on les mette dans l’objet. Le système fait le reste : il consulte la boîte toutes les 5 minutes, rattache les e-mails aux rôles, écarte les doublons et conserve les pièces jointes — et vous travaillez sur des candidatures, plus sur une boîte mail.
Tout ce que fait cette fonction, sur une seule page : Candidatures Telegram et e-mail.
